セールスの商談前の事前準備情報の格納方法におけるベストプラクティス

[YOshima]

お疲れ様です。セールスの商談前の事前準備情報の格納に関して、皆様のご意見を頂戴したくポストします。

見込み顧客との商談の際にPlaybookやログの機能を用いて議事録のテンプレート化をされている方も多いかと思います。弊社でももれなく利用しているのですが、セールスが”事前準備として情報収集”をする際、どのようにHubSpotで管理すべきかを現在悩んでいます。

と言いますのも、商談に際して事前に顧客のプレスリリース、決算説明資料など各種媒体からセールスが情報収集をしており、テキスト以外にもファイルや画像などの需要があるため決まったプロパティへの格納が難しく、結局商談情報のために野良のDocumentやNotionが生成され、情報が分散していることに悩んでおります...特にABMサービスなどの連携で解決できる属性情報以外が論点です。

今の所、①Playbookもしくはログを事前準備段階で作成しそちらに情報を格納②商談時にはそれを編集する

という形で方針を考えているのですが、あまり最適な形とは思えず...もし皆様の中で似たようなケースに直面し、解決された事がある方がいましたらノウハウをご教示頂けますと幸いです。

[Makoto · Accepted solution]

@YOshima さん、初めまして篠原と申します。
「営業活動において商談前の事前準備でどのようにHubSpotで情報管理すべきかの手段を知りたい」というご質問ですね。
※まず、貴社が販売されているサービス、実際に行っている引き合いから受注までの営業プロセスの流れを確認しないと明確な回答はできないことをご理解ください。

＜回答１．ストレートに情報をどう管理すべきか「手段」としての回答＞

既にやられているプレイブック（Enterprize版必要）を使ってプロパティに直接格納していくのは有効ですね。

一方、プロパティに登録しにくい大量の情報やビジュアル化された情報などは、

HubSpotプロパティの「単行テキスト」を使って、調べた外部ページのURLを登録するのはどうでしょう。

そうすることで、取引プロパティに登録でき、かつワンクリックで詳細ページをすぐに確認できます。

他の手段としては、画像などを登録できる「リッチテキスト」というプロパティの種類がございます。

それを使うことで営業マンが調べた情報を比較的そのままコピペし登録できます。

もちろん、１つのプロパティにごっちゃまぜで登録するべきではないので、「決算説明資料」など情報ごとにプロパティを用意したほうがあとで確認しやすいです。

＜回答２．情報をそのまま登録するのではなく整理、要約して登録する＞

営業マンの受注率を上げたいという目的ならば、回答１の方法はクリティカルではありません。

調べた情報の中から重要な要素は何なのか？課題の本質は何なのか？を営業マンが正しく要約でき、その課題解決のために貴社サービスがベストであるというストーリーに繋げる提案力が受注率アップには必要になります。

ですので、回答１のような情報をそのまま登録するだけではなく、営業マンにどの課題が重要なのか要約させたものもプロパティに登録させた方がよさそうです。自由記述か選択式どちらがよいかは要検討です。

また、要約した課題からどう提案すべきかの提案方針も登録させた方がよさそうです。

ご存じかと思いますが、各ステージで必須化したい情報は、「条件付きステージのプロパティー」を使って必須化しましょう。

回答２のように、営業マンの思考プロセス（例えば、情報収集→要約→本質課題把握→提案方針）がわかるようにしておくことで、どのプロセスに受注・失注要因があるのかが把握しやすく、営業マネージャーが具体的にフィードバックできるようになります。

以上で回答になりましたでしょうか？

[YOshima]

@Makoto さん、本件お返事いただき誠にありがとうございます。とても参考になりました。

事実として素早く参照したい項目を＜回答１＞のやり方で格納、提案のための準備は＜回答２＞のやり方で記入する形で運用するイメージが湧きました。抽象的な質問だったに関わらず丁寧に回答頂きまして誠にありがとうございました。

[natsumimori]

@YOshima さん、コミュニティーへの投稿ありがとうございます。

@Makoto さん、 @nsoma さん、打開策や過去事例などお持ちでしょうか？