【アドバイスお願いいたします】Sansanに新たな名刺が加わった場合の連携について

[NahoU]

HubSpotとSansanを連携させている皆さんにぜひお伺いしたく、この場をお借りします。

現在、弊社ではHubSpotとSansanをアプリ連携させ、Sansanに取り込んだ名刺データをHubSpotに同期させています。

非常に便利ではあるのですが、最新の情報がHubSpotに同期されない点で課題を持っています。

その背景として、以下のようなことがあります。

• Sansanには、交換した名刺をすべて取り込んでいる。
• HubSpotはメールアドレスをキーにコンタクトが管理されている。そのため、同じメールアドレスの名刺が複数あると、そのうち1つの名刺しか同期対象にならない。
  （最初の同期においては、できるだけ最終更新日が最新の名刺となるようにされているものの、厳密にどの名刺と同期させるか決まったルールはなく、どれか1つのメールを選んで同期されているそう）
• HubSpotの情報が更新されるのは、結びついた名刺の情報が更新された時のみ。

⇒　部署・役職名が変わった新たな名刺を取り込んでも、メールアドレスに変更がなければその情報がHubSpot側に渡らない
⇒　Sansan側で最新で交換した名刺にタグを付与しても、別の名刺がすでにHubSpotのコンタクトレコードと結びついていれば、HubSpotに反映されない

サポートセンターにご相談させていただいた際、最善案としてはSansan側で重複名刺が出ないようにすること、とアドバイスいただきました。

しかし、Sansanの運用としては基本的にすべての名刺を取りこみ、同一人物のものであれば同一人物設定（人物IDで括る）をすることで管理しています。

営業上、同じ方と弊社の複数名が、同じタイミングだったり、あるいは少しお時間が空いてから名刺交換をさせていただくことは当たり前のようにあります。誰がいつ、どのタイミングでご挨拶させていただいたかはいずれも重要な履歴で、Sansan側の名刺の重複が出ないようにすることは、難しいです…

HubSpotと結びつくのがSansanの「名刺ID」ではなく「人物ID」であったら、まだ解決策があったのかもしれません…

長々と失礼してしまいましたが、何かよい解決のアイディアだったり、実際に何等かの方法で対処されている場合はぜひ共有いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。

@carnavigation 

[Keit · Accepted solution]

@NahoU ＠上記のSansan名刺データをベースにHubSpotのデータを最新に更新する件ですが、「SansanとHubSpot」の連携ではなく、「Sansan Data hubとHubSpot」を連携することで解決します

Sansan Data Hubは、Sansanのオプション契約が必要ではありますが、HubSpotと連携することで名刺データではなく人物データの最新データをHubSpotに取込可能となります。

ご参考になれば幸いでございます。

[Keit · Accepted solution]

@NahoU ＠上記のSansan名刺データをベースにHubSpotのデータを最新に更新する件ですが、「SansanとHubSpot」の連携ではなく、「Sansan Data hubとHubSpot」を連携することで解決します

Sansan Data Hubは、Sansanのオプション契約が必要ではありますが、HubSpotと連携することで名刺データではなく人物データの最新データをHubSpotに取込可能となります。

ご参考になれば幸いでございます。

[NahoU]

@Keit 様

早々にコメントをいただき誠にありがとうございます。

また、DMでも別途ご案内をいただきありがとうございました。

内容詳細を確認の上、一案として検討させていただきます。

社内ではiPaaSサービスでMakeを使っており、そちらも何か使えないかと思っています。

もしそのような連携でも知見をお持ちでしたら、併せてアドバイス頂戴できますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

[Keit]

@NahoU 様、

Makeをご利用の場合は、Sansan Data HubのAPIを接続して、連携を設定していただくことができるかと存じます。

[NahoU]

@Keit 様

ご返信くださりありがとうございました。

非常に参考になりました！

頂いたアドバイスを基に、もう少し調べて検討してみます。

これからもどうぞよろしくお願いいたします。

[KMurota · Accepted solution]

@NahoU 
HubSpot APIはメール被りの際にエラーを起こしますので、

• カスタムプロパティにSansan側のIDを書き込むようにする
• SanSan→HubSpot方向の更新はメールでなくIDで検索して行うようにする
• ID検索→見つからない→新規作成の際にメール被りエラーが起こった場合、ダミーメールを設定してリトライする
  • Error HandlerをCreateモジュールにつけて、Handler Routeの中で新規作成をリトライするかつResumeモジュールでシナリオが以後に通るようにする
  • メアドを@で区切って、前者＋適当なID @後者のドメインに構成しなおす
    
    

というやり方で連携可能かと存じます。

[NahoU]

@KMurota 様

大変お世話になっております。内山でございます。

ご丁寧なお返事をいただいていたにも関わらず、返信にお時間を頂戴してしまい申し訳ございません。

改めまして、イメージとともに具体的なご案内をいただきありがとうございました。

もう少し詳しくお聞きしてもよいでしょうか？

理解力不足にて、非常に初歩的なことからお尋ねしてしまうことをお許しください。

• ご提案の方法は、Sansan-HubSpot連携アプリ（現在使用中）とMakeの併用のイメージになりますでしょうか？あるいはアプリは使用せず、Makeのみで対応する方法でしょうか？
• 度々言及のある「ID」は、Sansanの『名刺』IDでしょうか？『個人』IDでしょうか？
  Sansanでは、ご承知の通り、ひとつの『個人』IDに対して複数の『名刺』IDが紐づいています。
• この方法だと、同一人物のメアド重複名刺情報がHubSpotに漏れなく作られはするものの、複数が乱立（1つのメアドのみ正当、他はすべてダミーメアドのレコード）するように理解されました。
  HubSpotではメアドで関連付けてレコードにメールのログを残すことができますが、それができないのではないかと懸念されます。解消法はどのようになりますでしょうか？

細かくて申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。

内山

@carnavigation 

[KMurota]

@NahoU 

内山さんお世話になっております！

申し訳ございません、移動しながら質問を拝見して、過去に「メアドを共通して使ってるが別々の方がいる場合」という処理をしたことがあったため、そのような趣旨かと勘違いしておりました。

アプリでは人物が同期するので、複数名刺がある場合それぞれの名刺が反映されないということですね。

その場合、アプリは使用してもしなくとも、どちらでも結構です。

Makeでは定期稼働のシナリオを用意して、

名刺情報をGET→名刺状のメアドで紐付けつつ反映→updateが一番新しい名刺の更新日時をDataStoreに追加→次回からこの更新日時をまず取得して、名刺情報をGETする時にupdateFromというパラメーターにセットすると、「それより更新の新しい名刺情報」が取得できますので、そういった形で名刺vsコンタクトという形の同期システムとすれば良いかと存じます。

[NahoU]

@KMurota 様

大変お世話になっております。内山でございます。

ご案内いただきありがとうございます。

いただいたアドバイスを基に、暫定でもMakeでシナリオを書いてみようと思ったのですが…
今更ながらになり大変恥ずかしながら、Makeの連携アプリにSansanがありませんでした…
https://www.make.com/en/integrations
この部分の接続、何か方法として思いつかれるものがもしありましたら、お教えいただけますと幸いです。

度々のお伺いで申し訳ございません。

どうぞよろしくお願いいたします。

内山

@carnavigation 

[KMurota]

@NahoU 
そういった場合はHTTP Requestモジュールを使用します。
APIドキュメントを読み取った上で
URL設定、パスワードや各フィールドとその値のセットをご自身でやらないといけません。
https://docs.ap.sansan.com/ja/api/openapi/index.html

Sansanモジュールをカスタムで開発することも可能と言えば可能です。
がそれなりの開発コストがかかるので、特に単目的の場合、HTTPモジュールでやるのが一般的です。Sansanの場合、その「単目的なツール」に当てはまる、社内開発が拡大することがあまりない類のものではないかと拝察します。

もしご希望でしたら、単発のシナリオ開発とMake.comの使い方、HTTP RequestやAPIドキュメントの理解含めた研修をセットにしたサービスも提供可能です。
ご興味ございましたらDMいただければご案内いたします。