【製品ブログ】新たに強化された関連付け機能を詳しく紹介します(活用事例付き)

natsumimori
by: コミュニティーマネージャー
コミュニティーマネージャー

ある会社に勤務しながらもう1つの会社のアドバイザーという肩書を持つコンタクト、複数の会社が関わる取引やチケットなど、ビジネスの関係性は各社各様ですが、これからはCRMシステムの中で再現できます。 

 

新たに強化されたHubSpotの関連付け機能を使用すると、1つのコンタクト、取引、チケットのレコードに複数の会社を関連付けることができます。ProfessionalまたはEnterpriseのプランをご利用の場合は、関連付けられたレコード間の関係を示す関連付けラベルを作成し、そのラベルを基にリストやワークフローを実行することも可能です。

 

関連付けとはどのような機能で、今回の機能強化にはどのようなメリットがありますか?

関連付けとは、HubSpotのレコード同士をひも付ける機能です。例えば、鈴木花子さんがA社を経営している場合、鈴木花子さんのコンタクトレコードをA社の会社レコードと関連付けておく必要があります。この会社にサービスを販売する場合は、取引を鈴木さんのコンタクトレコードとA社の会社レコードの両方に関連付けることで、全てのやり取りを継続的に整理し、オブジェクト間で連携させることができます。CRM内のオブジェクトとレコードの詳細はこちらをご覧ください。

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さらに、鈴木花子さんがB社のアドバイザーも務めているとします。HubSpotではこれまで、1つのコンタクトを複数の会社に関連付けることができなかったため、必ずしもビジネスの実態に沿った形でCRMに情報が記録されているとは言えませんでした。今回の関連付け機能の強化により、鈴木さんをA社とB社の2社に関連付けることが可能になりました。さらにProfessionalまたはEnterpriseのプランでは、鈴木さんがA社の「経営者」であり、B社の「アドバイザー」であるというラベルを付けることもできます。HubSpot CRM内で表現できる情報の精度が大きく向上したのです。

 

 

強化された機能を使いたい場合、どうすれば使用を開始できますか?

強化された関連付け機能は現在パブリックベータ版として提供中で、オプトインによる早期アクセスが可能です。スーパー管理者権限をお持ちの方が設定ページにアクセスして、画面右下のベータ版ボタンをクリックしてください。

 

設定手順:[⚙] > [オブジェクト] > コンタクト、会社、取引またはチケットのいずれかを選択 >  [新しく改善された関連付けをいち早く使ってみる]

コンタクト設定.png

 

新しい関連付け機能の詳しい使い方については、コミュニティーのこちらの記事をご参照ください。

 

スーパー管理者としてオプトインの前に知っておくべきことはありますか?

安心してご利用いただくために、貴社のHubSpotアカウントへの影響として考えられることをご紹介します。

 

データが失われることはありますか?

いいえ、全てのデータはアカウント内に保持されます。

 

既存の関連付けや関連付けられたレコードを使ったツールはどうなりますか?

既存の関連付けは維持されます。既に1つのレコードに1つの会社が関連付けられている場合は、そのレコードの「プライマリー」の関連会社と見なされます。レコードの「プライマリーの会社」は各一覧ページの[関連会社]の列に表示され、アカウント内で使用するリスト、ワークフロー、レポート、パーソナライズトークンによる参照が可能です。これらのツールの動作は、レコード当たりの会社の関連付けが1社に限られていたこれまでと変わりませんが、使用されるのはプライマリーの会社です。今後、リストやワークフローを変更または新たに作成して、複数の関連付けや関連付けラベルを使用することができます。1つのコンタクトに複数の会社を関連付けた後、プライマリーの会社を変更することも可能です。

 

既存の関連付け、リストやワークフローについてご不明点がございましたら、担当のカスタマー サクセス チームまたはカスタマー サクセス マネージャー(CSM)までお問い合わせください。

 

考えられる例外:これまでにAPIを使って複数の会社を取引やチケットのレコードと関連付けている場合、関連付けた全ての会社を対象とするワークフローが想定通りに動作しなくなります。新しい関連付け機能を有効にすると、ワークフローによってプライマリーの会社が使用されます。オプトインの後、プライマリーの会社だけでなく関連付けられた全ての会社を含めるよう、ワークフローを手動で編集する必要があります。

 

強化された機能に満足できなかった場合、元に戻すことはできますか?

いいえ。一度有効化すると、無効にはできません。新しい関連付け機能へのオプトインとは、今後HubSpotの標準となる機能を先行利用いただくための仕組みだからです。HubSpotをご利用中で今回の機能強化にご興味があるお客さまは、担当のカスタマー サクセス チームまたはカスタマー サクセス マネージャー(CSM)にご相談されることをお勧めします。

 

オプトイン後は、1つのレコードに何社を関連付けることが可能になりますか?

コンタクト、取引、チケットのレコードごとに関連付けられる会社は1社だけという制限はなくなります。HubSpotのコンタクト、取引、チケットのどのレコードにも、最大で1万件の会社レコードを関連付けることが可能になります。

 

関連付けラベルを使用できるのは会社だけですか?

いいえ。コンタクト、会社、取引、チケットなど、CRMのあらゆる標準オブジェクト間の関係を表すために、関連付けラベルを作成できます。

 

オプトインしました。新しい関連付け機能はどのように使用すればよいですか?

新しい関連付け機能は柔軟性を重視して設計されており、ビジネスのニーズに合わせた多様な関連付け、ラベル付けが可能です。まずは活用のヒントが欲しいという方のために、特定のレコードを関連付けるタイミング、関連性にラベルを付ける方法、作成したラベルをHubSpot内での利用する方法など、想定される事例をご紹介します。 

 

1つのコンタクト、取引、チケットに複数の会社を関連付ける

複数の会社をレコードに関連付けるケースとして、以下のような状況が考えられます。

  • あるコンタクトがA社の従業員で、B社に在籍していたことがあり(元従業員)、C社ではアドバイザーを務めている 
  • 1つの取引に、自社のサービスを購入・利用する顧客企業と、販売代理店が関わっている
  • 1件のチケットに、サービス利用に関する問題を抱えている顧客企業(クライアント)と、クライアントの問題解決を支援・仲介する代理店が関わっている
  • あるコンタクトが、A校では教師であり、B校では生徒の保護者である

 

レコード間の関係性を表す関連付けラベルを作成して使用する(Professional、Enterpriseのみ)

新しくなった関連付け機能では、オブジェクトのペアごとに最大10個のラベルを作成し、レコード間の関係を示すことができます。こうしたラベルの名称には、頻繁に変更することなく多くのレコードに使用できる平易な言葉を用いることをお勧めします。

 

関連付けラベルがレコード間の関係性の明確化に役立つケースとして、以下のような状況が考えられます。

 

  • 複数の会社で異なる役割を担うコンタクトの場合、「従業員」「アドバイザー」「出資者」「役員」などのラベルを作成する
  • 会社に多数のコンタクトが関連付けられる場合、適切な担当者に連絡できるよう、「請求先」「連絡先」「意思決定者」などのラベルを作成する
  • 複数の会社が関係する取引の場合、「販売店」「購入企業」「代理店」などのラベルを作成する
  • 複数のコンタクトが関係するチケットの場合、「問題報告者」「連絡先」などのラベルを作成する

 

リストやワークフローで関連付けラベルを使用する(Professional、Enterpriseのみ)

作成した関連付けラベルを使って、リストやワークフローでレコードを絞り込むことができます。関連付けラベルは基本的には実務のニーズに応じて作成されますが、例えば以下のような使い方が考えられます。

 

リスト

  • 特定地域の会社に関連付けられたコンタクトのうち、「意思決定者」のラベルが付けられたコンタクトから成るコンタクトリストを作成する。このリストは該当地域の営業担当者がアプローチに活用できます。
  • クローズしたチケットに関連付けられたコンタクトのうち、「連絡先」というラベルが付けられた全てのコンタクトを含むコンタクトリストを作成する。サポートに関するアンケート調査Eメールの送信先として利用できます。
  • 直近のアクティビティーがない進行中の取引に関連付けられた会社のうち、「販売店」のラベルが付けられた全ての会社を含む会社リストを作成する。このような販売店に連絡し、成約に向けた支援が必要かどうかを確認できます。

ワークフロー

  • 会社ベースのワークフローを作成し、「請求先」のラベルが付けられた関連コンタクトに対して請求関連のEメールを自動送信する。
  • コンタクトベースのワークフローを作成し、「意思決定者」のラベルが付けられた関連コンタクトが営業関連のフォームに入力した場合に、その会社をターゲットアカウントに設定する。

 

関連資料

コミュニティー:【新Beta】オブジェクトの関連付け機能が強化されました

ナレッジベース:Associate multiple companies with a contact, deal, or ticket and use association labes (BETA)