HubSpotで参加者に上限のあるセミナーを運用したい

[dollyIKEGAMI]

はじめて投稿します。

HubSpot初学者ですが、よろしくお願い致します😊

（もし質問がフォーラムのテーマにそぐわないものであれば

ご指摘おねがいします💦）

Marketing Hub Proで契約中で、

イベントやセミナーなどの申込みページを

ランディングページとフォームの組み合わせで作成しようとしています。

その際、申し込み定員数に上限を設けたいと思っているのですが、

HubSpotの標準の機能ではフォームごとに定員数などを設定する

箇所はなかったかと思います。

定員数に上限があるイベントやセミナーを開催する時

みなさんはどのように運用されているのか、

参考にお聞かせいただきたいです。

（Eventbriteなどと連携して、定員管理はそちらで行ったりなどするのが

王道パターンなのでしょうか？）

拙い質問で恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

[dollyIKEGAMI]

@natsumimori さん

はじめましてー😊お世話になります！よろしくお願いいたします🙌

@Keit さん @assi さん

ノウハウの共有ありがとうございます！

いただいたアドバイスも参考に検討してみますね🤗

[assi]

田村さんの回答の通り、HubDBを用いるのが正攻法かと思います！（実際に、過去に作成したことがあります）

後はもっと高度に管理したい場合は、イベントとしてカスタムオブジェクトを作成することも考えられます。どちらにせよEnterpriseプランが必要になってしまいますが…

後は月額費用が低コストでざっと思い付くところだと、やったことはありませんが、Googleスプレッドシートなどを利用して定員管理することも考えられなくはないかと思います。

HubSpotのフォームの挙動を途中からJavaScriptで乗っ取り、送信内容をGoogleスプレッドシート・HubSpotどちらにも送信する、のようなイメージです。

※ただしセキュリティ的にはギリギリのやり方で、スプレッドシートのAPIのアクセス権限を書き込みのみに出来れば、の話ですが……

ご参考までにどうぞm(_ _)m

[Keit]

@assi Google SpreadsheetやAirtableでDBを作成し、HubSpotフォームでのセミナー申込時に、データを変動させる場合は、Zapierか、Integromatなどを利用すると、Enterpriseプランがなくても、セミナー管理ができてよいかもしれませんね。

[natsumimori]

@dollyIKEGAMI さん、HubSpotコミュニティーへようこそ！ご質問ありがとうございます😊

@Keit さん、早速ナレッジシェアありがとうございます！

@keiii111222 さん、 @marykashima さん、 @neemo さん、 @assi さん、  @tkr_fjwr さん　何かアドバイスや経験談があればぜひ @dollyIKEGAMI さんにシェアお願いいたします！

[Keit · Accepted solution]

@dollyIKEGAMI さん、

セミナーの管理をHubSpotでされているとのことですね。

上限があるセミナーの場合は、ご記載の通り管理することがデフォルトではできません。

HubSpot CMS Hub Enterpriseのサーバレスファンクションという動的にプログラム制御できる機能を利用して、

HubSpotで利用できるデータベースであるHubDBのデータにセミナーの情報（セミナー名や、開催日時、上限数など）を登録し、

そのデータをお客さまのセミナー申込毎に、可変させることができます。

HubSpotのサンプルApp（英文）

https://developers.hubspot.com/docs/cms/features/serverless-functions/event-registration-app

最近は、上記のような、開発のご要望をパートナーである我々に多くいただくようになりましたが、

HubSpotのみで行う場合は、上記の方法がよろしいかと思います。

その他は、ご記載の通り、Eventbriteを利用する方法もありますが、日本語化されていないので、

参加者のUIが英語になってしまい、日本人の参加者や申込者は体験があまりよろしくないようです。

以上、ご参考になれば幸いでございます。

[dollyIKEGAMI]

@Keit さん

さっそくのご返信ありがとうございます😊

HubSpotのみで定員上限を設定したセミナーを運用しようと思うと、

HubDBを使う方法になるんですね！

CMS Hub Enterprise は弊社は今契約を想定していないので、

となると、現状は他サービスとうまく組み合わせて運用するしかなさそうですね...😭

ありがとうございます！すごく参考になりました！

[Keit]

@dollyIKEGAMI 

余談ではございますが、Marketing Hub Proでセミナーの上限管理を行う場合は、

マニュアル対応になりますが、以下のような方法もございます。

STEP1

プロパティに「セミナー上限数」などのラベルで、「数値」形式のプロパティを作成します。

このプロパティの値に、セミナーの上限数を登録します。（例：20）

STEP2

ワークフローで、

①トリガー：セミナー申込みフォームに送信

②アクション1：「プロパティ値を増減」で、「セミナー上限数」プロパティをマイナス1に（値が「20-1」= 19のように、フォーム送信毎に1づつ引かれていきます。）

③「IF Then」を追加：「セミナー上限数」が「0」の場合

④アクション2：担当者に内部通知メール

STEP3

内部通知メールが届き次第、フォームのページを差し替え、または申し込みフォームへのリンクを削除

このような運用にすることで、フォームを非公開にするタイミングを通知することができますので、

マニュアル対応でも、セミナー参加者管理を行うことができるかと思います。

合わせてご確認いただけますと幸いです。

[HMasaki]

@Keit 

田村さん、こちら拝見しました。アバロン株式会社のマサキと申します。

こちらの運用の詳細について、1点お伺いできますでしょうか。

この場合のSTEP1はどのオブジェクトにプロパティを作成すればよいのでしょうか？
「〇〇ウェビナー参加者管理用」のようなコンタクトや取引を1つ作るということでしょうか？

ご確認いただけますと幸いです。