ミーティング前日にメールを自動送信のワークフローについて

解決
yew
投稿者

HubSpotミーティング機能のリマインダーオプションとは別に、ミーティングの前日にワークフローを使って顧客へメールを自動送信したいです。

(ちなみにリマインダーオプションについては、ミーティングの2時間前とすでに利用しております)

ただし、フォームから予約した日とミーティングが行われる日との間で1日以上挟んでいる場合のみ、「前日にメール自動送信」が実行されるようにしたいです。

 

例①:8月1日に8月3日のミーティングを予約→8月2日にメールが届く

例②:8月1日に8月15日のミーティングをを予約→8月14日にメールが届く

例③:8月1日に8月2日のミーティングを予約→メールなし

 

今下記のワークフローを考案しておりますが、もし何か懸念点やほかに良い案がありましたら、お教え頂けますと幸いです。

 

コンタクトがミーティングを予約し、且つミーティングまで2日となった時点、ワークフローに登録。

そのあと1日が経過した時点で、メールを送信。

(詳細は以下の表で示します)

トリガーMeetings Link Aに入力したことがある
(および)「ミーティングツールで最後に予約されたミーティングの日付」が次の値未満:今から2日後
(および)「ミーティングツールで最後に予約されたミーティングの日付」が次の値よりも多い:今から1日後
1.設定された時間の遅延1日
2.Eメールを送信マーケティングEメールZ
終わり-

 

1件の承認済みベストアンサー

受理された解決策
marykashima
解決策
トップ投稿者 | Platinum Partner

@yew さん、ご連絡ありがとうございます。

あ、そうですね……うかつでした。

 

トリガ

if/thenA

中2日以上離れている場合遅延を1日

if/thenAに戻し

中2日以上離れている場合また遅延を一日

と一日前になるまでループさせる

 

ちょっとややこしくなってしまいますね。

ご発案のトリガーで発動できれば一番シンプルなので、それでテストをお願いします😭

混乱させてしまいスミマセンでした。


Mary Kashima
HubSpot Community Champion
株式会社クリエイティブホープ
HubSpotプラチナパートナー

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4件の返信
marykashima
トップ投稿者 | Platinum Partner

@yew さんこんにちは。

多分上記の案でいけると思います。が、日付の条件が若干確証が持てないので、例の条件を作成してテストを繰り返してください。

なお、私ならトリガーの条件をあまり複雑にしたくない(例②テストがおそらく実施できず不安)ため、
「Meetings Link Aに入力したことがある」のみをトリガーにして、

日付の条件はif/thenで設定します。

参考になれば幸いです。


Mary Kashima
HubSpot Community Champion
株式会社クリエイティブホープ
HubSpotプラチナパートナー
yew
投稿者

@marykashima さん、こんにちは。

早速ご意見いただき、誠にありがとうございます。

 

確かに日付の条件について私も不安しており、これからテストしていく所存です。

アドバイスしてくださった『「Meetings Link Aに入力したことがある」のみをトリガーにして、日付の条件はif/thenで設定します。』

について、試してワークフローを作ってみたんですが、

一点分からないところがありまして、もしご存じでしたら教えて頂けますとありがたいです。

 

「Meetings Link Aに入力したことがある」のみをトリガーにすると、その後のif/thenで日付を判断するのは、

ミーティングを予約したその時点での日付だと思います。

もし予約時点でミーティングまで、中2日以上離れている場合、

どう設定すればミーティングの1日前とカウントさせられるでしょうか…?

 

今思いつくものとして、以下のような分岐だと思います。

① if ミーティングは予約フォーム送信日の翌日(中0日)、then アクションなし

② if ミーティングは予約フォーム送信日の翌々日(中1日)、then 1日遅延して(翌日になって)、メール送信

③ if  ミーティングは予約フォーム送信日の3日後(中2日)、then 2日遅延して(翌々日になって)、メール送信

・・・・・・

そうなると、予約可能最大期間まで日ごとに分岐ルートを作らないといけない気がしますが…

または、別途日付型プロパティを作る必要があるのですかね…?

marykashima
解決策
トップ投稿者 | Platinum Partner

@yew さん、ご連絡ありがとうございます。

あ、そうですね……うかつでした。

 

トリガ

if/thenA

中2日以上離れている場合遅延を1日

if/thenAに戻し

中2日以上離れている場合また遅延を一日

と一日前になるまでループさせる

 

ちょっとややこしくなってしまいますね。

ご発案のトリガーで発動できれば一番シンプルなので、それでテストをお願いします😭

混乱させてしまいスミマセンでした。


Mary Kashima
HubSpot Community Champion
株式会社クリエイティブホープ
HubSpotプラチナパートナー

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yew
投稿者

@marykashima さん、ご返信ありがとうございます。

なるほど…!こういう手もあったのですね!

確か今の仕様上は一つのワークフローの中でループはできないようなので、もう一つのワークフローを組んで、ミーティングまで毎日if/then Aでチェックできるように両者間で循環させる、とのことですね!

 

当初の案がシンプルとのご意見を頂けてありがとうございます。それではとりあえず当初の案で進めていきたいと思います。

でもおかげさまで異なる発想と面白い発案を得られたので、また他の場合でも活用できそうです。

本当にありがとうございました!