フォームから取得したコンタクト情報の扱いについて

[t-kinami]

ご覧いただきありがとうございます。hubspotを使い始めて1か月程度たつのですが、不明点が出てきたので質問させていただきます。

現在、既存の取引先にメールを送り、フォームに記入いただき、それをもとにマーケティングを進めようと考えています。

実現したい状態は以下の状態です。

①メールを送信し、フォームをクリックする。

②お客様がフォームを送信する。

③コンタクト情報がフォーム内容に基づいて更新される。

特に担当者の変更があった場合は、コンタクト情報が自動更新される。

上記の想定で運用をしたところ、担当者情報は全く更新されませんでした。

調べた結果、フォームのオプションで「新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成」を選択すると良いように思えたのですが、そうすると過去の行動履歴が消えてしまうので、悩んでいます。

過去の行動履歴を維持したまま、電話番号や担当者情報を上書きするような方法はあるのでしょうか。

[t-kinami]

@neemo @natsumimori 

お二方ともご回答ありがとうございます。

今回意図していたことは結局ワークフローで対応することになりました。

そこで若干、実現したいものとは違いましたが

neemo様のご回答をベストアンサーに選ばせていただきました。

[neemo · Accepted solution]

@t-kinami さん、こんにちは！

一点確認となりますが、お客様にフォームを送信いただいたタイミングで、そのお客様のコンタクトの担当者を変更したいということでしょうか？

@natsumimori さんの投稿の通り、「電話番号」や「郵便番号」などの情報（プロパティー）はフォームに送信した内容でコンタクトレコードに上書きされます。ただし、「コンタクト担当者」といった担当者プロパティーについては基本的にワークフローを利用するか手動のみ変更できる特殊なプロパティーとなっております。

参考：レコードに担当者を割り当てる

https://knowledge.hubspot.com/jp/crm-setup/how-to-set-an-owner

Eメールで送ったフォームにお客様が送信した時点で、そのお客様の担当者プロパティーをあるユーザーに変更したいという場合はワークフローを利用することで対応可能です。

以下、ワークフローの作例でございます。

ワークフローページから「ワークフローを作成」し、

ゼロから始める→コンタクトベース→空白のワークフローを選択してください。

・コンタクト登録トリガー

「フォーム送信」を指定し、任意のHubSpotフォームを指定

・「プロパティー値を設定」アクションを追加する

ターゲットオブジェクト：コンタクト

設定するプロパティー：コンタクト担当者

コンタクト担当者：任意のユーザー

こちらで、あるお客様からフォームが送信された場合自動的に、ワークフローで指定したユーザーがそのお客様の担当者として設定されるようになります。

ご参考になりましたら幸いです。

[natsumimori]

@neemo さん、コメントありがとうございます！

@t-kinami さん、ぜひ参考にしてください＾＾

[natsumimori]

@t-kinami さん、コミュニティーへの投稿ありがとうございます！

（Ideas Forumにご投稿いただいていたようですので、こちらの日本語版HubSpotコミュニティーにスレッドを移動しました。）

フォームに入力してもらった内容でコンタクトレコードの情報を上書きすることは可能です。情報が上書きされる際、以下の２パターンがあります。

①コンタクトのEメールアドレスが一致している

②ブラウザーCookieが一致している

例えば、コンタクト田中さんが以前に"tanaka-test@gmail.com"というアドレスでフォーム送信していて、今日また同じアドレスでフォーム送信した場合、HubSpotは過去の送信と今日の送信が同一人物によるものと検知し、今日の送信内容でコンタクトレコードを上書きします。

「新しいEメールアドレスで常にコンタクトを作成」を選択しておくと、コンタクトレコードに存在しないアドレスでフォーム送信があった場合は常に新しいコンタクトレコードが作成されます。アドレスがコンタクトレコードに既存の場合は、その既存のレコード情報が上書きされます。