お問い合わせフォームの通知先を担当者以外にも個別に送りたい

[smasuda]

コンタクトメンバーシップを利用した会員サービスサイトの構築を行っています。

その中で、

HubSpotフォームで生成したお問い合わせフォームにて、ユーザからの問い合わせ送信で管理側担当者へのメール送信を行いたいのですが、

送信対象がコンタクトに紐づくHubSpot管理側ユーザの担当者ではなく、コンタクトが所属する会社の訪問営業担当（カスタムプロパティ）にあるアドレスに対して送信したいです。

送信先情報は会社毎に変わっており、共通のアドレスへ送信するなどは厳しく、管理がわユーザとして登録するにもコンタクト情報を見せられないなど権限や管理の問題から難しいです。

こちら既存のフォーム設定画面からでは無理かと理解していますが、なにかアプリ連携等で設定か実装方法があればなと投稿させていただきました。

よろしくお願い致します。

[marykashima · Accepted solution]

@smasuda さん、ご返信ありがとうございます

・コンタクト（顧客）の営業担当にお問い合わせがあった通知を送りたい

はい、これはワークフロー機能内「内部マーケティングEメールを送信」を利用します。
※余談ですがお客様（コンタクト）へのサンクスメールはワークフロー機能内「Eメールを送信」を用います

「内部マーケティングEメールを送信」は、登録コンタクトユーザー内のカスタムプロパティを参照できますので、私が先に記載したワークフローの手順（会社からコピーしてすぐ削除する）を使います。
そうすればHubSpotデフォルトで用意されているコンタクト担当者以外も利用できます。

※営業様へ通知するメールは事前にEメールでテンプレートを作成しておく必要があります。

弊社での事例として、各拠点の担当者へメール通知する際に上記を利用しています。

また、イレギュラーなアドレスへのメール通知の際は、ワークフロー内で振り分けをしてから「内部マーケティングEメールを送信」でメールアドレスをそこだけで登録しています。

参考になれば幸いです。

[smasuda]

@marykashima さん

ありがとうございます！

まさにやりたいことです。

本番アカウントだと契約の都合でワークフローが現状まだなく、Enterpriseの開発アカウントを頂いてワークフローを見ていたのですが、「内部マーケティングEメール」の選択肢がなく、気づかなかったです。

助かりましたありがとうございます！！

[keiii111222]

smasudaさん

なるほど、営業側にも通知メールを送りたいということですね。

話を整理すると、

• 営業側に通知メールを送りたい
• 営業のメールアドレスは会社側に存在している
• 営業はHubspotユーザーに登録できない

ということでしょうか。

となると、たしかに担当者へ別途メールを送信するのが難しいですね...。

• 営業はHubspotユーザーに登録できない

という点がボトルネックのように思います。

こちらはユーザーに登録しないのは何か理由があるのでしょうか？

詳細を伺えれば、なにか良い方法を考えられるかも、と思います！

Hubspotユーザーは上限がないと思うので、

登録したほうが、やり取りの履歴などを精緻に追うことができるため、

登録をオススメします！

直接解決できず申し訳ないですが、何卒よろしくおねがいします。

[smasuda]

@keiii111222 さん

ありがとうございます。

整理いただいたとおりです。

• 営業はHubspotユーザーに登録できない

という点がボトルネックのように思います。

こちらはユーザーに登録しないのは何か理由があるのでしょうか？

だいぶ特殊なのですが、

営業担当と言ってもHubSpotアカウントの会社の営業ではない外部の人間のためです。

単純に人数が多く、顧客会社も数万となる（当然営業担当の重複はあるでしょうが）ため、入れれたとしても管理しきれないという懸念もあります。

[marykashima]

@smasuda さんこんにちは。

条件として

①コンタクトが所属する会社の訪問営業担当（カスタムプロパティ）を使いたい

は理解できました。

②コンタクトには訪問営業担当のメールアドレスは極力情報として掲載したくない

この認識で合っていますか？それともコンタクトに情報を移設しても良いでしょうか？

移設して良いのであれば、@keiii111222  さんの手法の通り事前にコピーで良いと思いますが、

もし時系列によって担当メールアドレスが変化し、その管理が大変というのであれば

以下のようにワークフローが動いている時だけ、会社内訪問営業担当をコンタクト内で活用するという方法があります。

1. トリガー：フォームCV
2. アクション：会社内訪問営業担当をコンタクトにコピー
3. アクション：マーケティングEメール（アクション1でコピーしたコンタクト内の訪問営業担当を選択）
4. アクション：アクション1でコピーしたコンタクト内訪問営業担当をクリア

参考になれば幸いです。

[smasuda]

@marykashima さん

ありがとうございます。

②は特に問題ではないです。

コンタクトに情報を移動することは問題ないです

顧客情報の更新管理の主となるのが会社であり、コンタクトは情報を持たないので、会社オブジェクトのプロパティを使いたいというだけでした。

@keiii111222 さんへの返信にも書かせていただきましたが

やりたいこととして

コンタクトへのサンキューメール送信とその送信元設定ではなく、

コンタクト（顧客）の営業担当にお問い合わせがあった通知を送りたいということでした。

普通はHubSpotユーザのコンタクト（会社）担当者を使うのかと理解してますが、営業担当の情報をHubSpotユーザとして入れられないため利用できない認識です。

説明がわかりにくく申し訳ありません。

よろしくお願いします。

[keiii111222]

はじめまして！

iCAREのマーケティング担当 福田と申します。

■現状

>コンタクトに紐づくHubSpot管理側ユーザの担当者ではなく、コンタクトが所属する会社の訪問営業担当（カスタムプロパティ）

コンタクトと会社の担当が異なるということですね。

■解決

ワークフローで会社側に作成したカスタムプロパティを、コンタクト側にコピーしてみてはどうでしょうか？

メール送信する際に、送信元のメールアドレスをどのプロパティにするか、選択が可能です。

送信者アドレスを選択する際に、

「パーソナライズトークンを追加」で任意のプロパティに変更できます。

→{{contact.内部値}}と表示されます

こちらでいかがでしょうか？

ご不明点ありましたら、お気軽にご返信ください！

[smasuda]

iCAREのマーケティング担当 福田さん

ありがとうございます。

言葉足らずですみません少しずれて伝わってしまったようです。

コンタクト担当者と会社担当者は同じで、お問い合わせがあったことの通知をHubSpot担当者（管理側）に送るのとは別で

会社プロパティに持っている営業担当者のメールアドレスにもお問い合わせがあったことをメール通知したいというのがやりたいことです。

マーケティングEメールを理解していない部分で申し訳ないのですが、

コンタクトへのメール送信元に設定すると、送信元となったアドレスにも同じ文面で送信通知されるということでしたでしょうか。

よろしくお願いします。

[natsumimori]

@smasuda さん、コミュニティーへの投稿ありがとうございます！😀

@assi さん、 @keiii111222 さん、 @shizaki さん、アイデアや経験談などありますでしょうか？