【tips募集】ワークフローの管理方法について

[tktkkw]

ワークフローの数が増えてきて、管理ができなくなっており、
・フォルダ作成
・命名規則
の2点でワークフローを整理仕様と考えております。

可能な範囲で構いませんので、ワークフローの命名規則や管理方法に関するtipsありましたら教えていただきたいです。
(些細なものでも大歓迎です。)

[neemo · Accepted solution]

@natsumimori さん、お知らせいただき、ありがとうございます。

@tktkkw さん、もう少し具体的なご状況をお伺いできたほうがみなさん回答しやすいかもしれません。

その上で、一般論としてお答えできることとしては、命名規則としては、具体的にそのワークフローが何をするためのワークフローかということを端的に明示することこそが大切だと感じています。

また、フォルダ階層は極力作らないようにしています。階層めいたものを作りたいのであれば名称に何らかのマークをつけたりすることで対応しています。こちらに関しては一般的なフォルダ管理と同様の考え方かなと思います。

参照：　https://www.boxsquare.jp/blog/folder-management

ご参考になりましたら幸いです。

[assi · Accepted solution]

@tktkkw さんの考えてらっしゃる通り、

• フォルダ作成
• 命名規則

の2軸で整理するのが定石かなと思います。

ワークフローの命名

まず命名については、「何があれば、どうするのか」がわかるようにするのが良いと考えています。

以下は弊社のワークフローの一例です。

https://share.getcloudapp.com/kpuNezBp

途中で条件分岐なども加えており、その結果によっては取引作成しない場合もありますが…。

処理内容を正確に名前にするのであれば

「フォーム送信があればオーナーを半田にし一次対応タスクを作成、営業メールかどうかでLSSの設定と取引の作成可否を制御」

みたいな感じになりますが、あまり長すぎるとワークフロー一覧画面でかえって見づらくなるので

「トリガー + ワークフローの目的（主にやりたいこと）」くらいがちょうどいいのではないかと思います。

結局のところ名前から「そのワークフローが大まかに何をしているのか」がわかれば、あまり困りません。

余談ですが、プログラミングをしていても「関数の名前をどうするか」という問題は付きまといます。

一般的に良いとされているのは「名前から何をしているか把握できる」「振る舞いをそのまま名前にする」ということで、まさにワークフローの管理と通ずるところがあるのではないかと思います。

ワークフローの分類

その上で、各ワークフローを分類するのにフォルダを活用するのが良い考えています。

フォルダの分け方については、各社の都合によってそれぞれ最適解が異なりますが、まず1番汎用的なのは、

• コンタクト
• 会社
• 取引

など、対象とするもの別に分けることかと思います。

ただし運用が進む中でコンタクトフォルダ内のワークフローの数が増えてくることもあるかと思いますので、そうなったら

• コンタクト>アノニマス
• コンタクト>リード
• コンタクト>MQL
• 会社
• 取引

など、フォルダ名を使って階層構造を再現するのも良いかと思います。

（例えば上記は「コンタクトのうちどのライフサイクルステージを対象とするか」という軸で分けています）

更に細かい分類が必要になった場合はワークフロー自体の名前に

「フォーム>フォーム送信があればタスク・取引作成、LSS設定」

「CRMプロパティ>3ヶ月以上アクティブでなければ非アクティブリストに追加」

など接頭辞を付ける方法もありますが、これをやり出してしまうと全部のワークフローに接頭辞を付けるのが大変になってしまうので、あまりオススメしません。

参考になりましたらm(_ _)m

[marykashima · Accepted solution]

あけましておめでとうございます。今年もよろしくお願いします。

@tktkkw さんこんにちは。よろしくお願いします。

ワークフローは皆さんおっしゃるとおり「トリガー+目的」が基本になります。参考になるかわかりませんが、いくつか事例お答えします

・トリガーが明確にセグメントできる場合はフォルダで分けてます。

　例：「問い合わせ」「イベント来場」「開発用」など。特に開発用フォルダは意識しています

・内部の関係者向けに内部メールを送る場合が多い事例では、「インターナルメール」という文字列を末尾につけています。

・開発用は「dev_」をつけるようにしています。

・命名規則がしっかりしていると、ワークフローの検索の際に抜けもれなく探すことができるので文字揺れはしないようにしています。

・フォルダの数は多くて10個までにしています（一覧性を保つため）

複数人が扱う機能でかつ一発削除されるとかなり泣きをみる機能だけに、使用メンバーの認識が一致する見た目や文字になっているとベストです。

ちなみに、大量にワークフロー作った後に見直すと「このワークフローは一つにまとめられるな」という瞬間がいつか訪れ、たのしいリファクタリングが待っています。蛇足でした。

[tktkkw]

@marykashima  さん
コメントありがとうございます!
全く何も設計していない状態だったので事例とても参考になります。

>ちなみに、大量にワークフロー作った後に見直すと「このワークフローは一つにまとめられるな」という瞬間がいつか訪れ、たのしいリファクタリングが待っています。蛇足でした。
すでに300件近く作られているので、リファクタリングに挑みたいと思います、、、!
また機会がありましたらよろしくお願い致します。

[natsumimori]

@neemo さん、 @assi さん、ありがとうございます！

@tktkkw さん、ぜひお二人からのアドバイスを参考にされてみてください。

[assi · Accepted solution]

@tktkkw さんの考えてらっしゃる通り、

• フォルダ作成
• 命名規則

の2軸で整理するのが定石かなと思います。

ワークフローの命名

まず命名については、「何があれば、どうするのか」がわかるようにするのが良いと考えています。

以下は弊社のワークフローの一例です。

https://share.getcloudapp.com/kpuNezBp

途中で条件分岐なども加えており、その結果によっては取引作成しない場合もありますが…。

処理内容を正確に名前にするのであれば

「フォーム送信があればオーナーを半田にし一次対応タスクを作成、営業メールかどうかでLSSの設定と取引の作成可否を制御」

みたいな感じになりますが、あまり長すぎるとワークフロー一覧画面でかえって見づらくなるので

「トリガー + ワークフローの目的（主にやりたいこと）」くらいがちょうどいいのではないかと思います。

結局のところ名前から「そのワークフローが大まかに何をしているのか」がわかれば、あまり困りません。

余談ですが、プログラミングをしていても「関数の名前をどうするか」という問題は付きまといます。

一般的に良いとされているのは「名前から何をしているか把握できる」「振る舞いをそのまま名前にする」ということで、まさにワークフローの管理と通ずるところがあるのではないかと思います。

ワークフローの分類

その上で、各ワークフローを分類するのにフォルダを活用するのが良い考えています。

フォルダの分け方については、各社の都合によってそれぞれ最適解が異なりますが、まず1番汎用的なのは、

• コンタクト
• 会社
• 取引

など、対象とするもの別に分けることかと思います。

ただし運用が進む中でコンタクトフォルダ内のワークフローの数が増えてくることもあるかと思いますので、そうなったら

• コンタクト>アノニマス
• コンタクト>リード
• コンタクト>MQL
• 会社
• 取引

など、フォルダ名を使って階層構造を再現するのも良いかと思います。

（例えば上記は「コンタクトのうちどのライフサイクルステージを対象とするか」という軸で分けています）

更に細かい分類が必要になった場合はワークフロー自体の名前に

「フォーム>フォーム送信があればタスク・取引作成、LSS設定」

「CRMプロパティ>3ヶ月以上アクティブでなければ非アクティブリストに追加」

など接頭辞を付ける方法もありますが、これをやり出してしまうと全部のワークフローに接頭辞を付けるのが大変になってしまうので、あまりオススメしません。

参考になりましたらm(_ _)m

[tktkkw]

@HBassi 様
コメントありがとうございます!
確かに関数名と通づるところがありますね。
命名規則に入れる要素を何にするのか決められていませんでしたが、『トリガー+目的』を取り入れさせていただこうかと思います。

参考になりました!ありがとうございました。
また機会がありましたらよろしくお願い致します。

[neemo · Accepted solution]

@natsumimori さん、お知らせいただき、ありがとうございます。

@tktkkw さん、もう少し具体的なご状況をお伺いできたほうがみなさん回答しやすいかもしれません。

その上で、一般論としてお答えできることとしては、命名規則としては、具体的にそのワークフローが何をするためのワークフローかということを端的に明示することこそが大切だと感じています。

また、フォルダ階層は極力作らないようにしています。階層めいたものを作りたいのであれば名称に何らかのマークをつけたりすることで対応しています。こちらに関しては一般的なフォルダ管理と同様の考え方かなと思います。

参照：　https://www.boxsquare.jp/blog/folder-management

ご参考になりましたら幸いです。

[tktkkw]

@neemo さん
コメントありがとうございます。

>もう少し具体的なご状況をお伺いできたほうがみなさん回答しやすいかもしれません。
こちら答え方に配慮出来ておらず申し訳ありません。次回以降気をつけます。ありがとうございます!

頂いたリンク含め拝見させていただきました。
フォルダ階層を細かく分けようとしてしまっていたので、できるだけ少なくなるように設計し直そうかと思います。
回答ありがとうございました!また機会がありましたお願い致します。

[natsumimori]

@tktkkw さん

HubSpotコミュニティーへの投稿ありがとうございます。

@neemo , @marykashima , @assi みなさんこの辺りはどのように管理されていらっしゃいますか？Tipsがありましたらぜひ @tktkkw さんにシェアお願いいたします！