Operations Hubで業務の効率を上げよう。【プロサービスブログ#３】

[Yoshi]

こんにちは。HubSpot テクニカルコンサルタントの栁澤です。

本記事ではOperations Hubのそれぞれのエディションで利用可能な機能のおさらい、そしてどのような課題にOperations Hubが有効的か、具体的なユースケースをご紹介します。

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Operations Hub Starterの主な機能：

• データシンク
• アプリマーケットプレイスでHubSpotが開発したデータ同期を使用したアプリが利用可能

Operations Hub Professionalの主な機能：

• 書式設定
• CRMレコードのプロパティーの値を任意のフォーマットに変更（例：『（株）』を『株式会社』に統一する）
• カスタムモードを使用すると、関数が使用可能に
• Webhook
• CRMレコードのイベントやデータ更新をトリガーに、外部アプリにWebhookを叩きに行くことが可能
• カスタムコードアクション
• CRMレコードのイベントやデータ更新をトリガーに、外部アプリへAPIリクエストをし、データの同期や更新を行うことが可能。サーバーはHubSpotが用意しているので、サーバーを立てることなくプログラミングを組み込むことができます。
• データシンクとの違いは、カスタム性を持たせることです。

Operations Hub Enterpriseの主な機能：

• データセット
• オブジェクト間の値を使用し、複雑な計算式を組み込み、カスタムレポートでは表現できなかったレポートの作成が可能

上記の機能の特徴を踏まえ、以下のような課題を感じているお客様にはOperations Hubがおすすめです。

ケース１：日々の業務でデータの整理に１時間以上かかっている

HubSpotのフォーム経由でコンタクトがコンバージョンするのは嬉しいことですが、人により全角文字で入力したり、電話番号にハイフンや国番号なしで入力したりするため、書式にばらつきが生じます。そうすると、カスタム連携で実装している電話ツールを使っていざ電話をかけるときに、国番号を入れ直したりハイフンを消したりする作業が発生します。すると、CRMデータを管理している担当者がCRMレコードをエクスポートし、値を直し、修正したデータを再びインポートし直す工数が増えます。

仮に毎日この作業に2時間かけているとすると、担当者は1週間で10時間、１ヶ月で40時間もデータ整理に時間を使っていることになります。Operations HubのProfessionalエディションを導入することで一連の作業を自動化することができ、大幅に工数とコストを削減、そして業務効率を向上させることができます。

ケース２：HubSpotのデフォルト機能では補えないので手動でCRMレコードを整理している

HubSpotのデフォルトの機能では実現できないため、手動でCRMレコードの作成や紐付けの更新を行っているケースがあると思います。具体的には、フォームAPI経由で作成されたコンタクトのEメールアドレスが間違っているため不用意にマーケティングコンタクトの数を圧迫してしまっているというようなケースです。

さらに、バウンス率が上がるのを避けるため、コンタクトのEメールアドレスを一旦有償のEメール検証ツールを通して検証し、有効であればマーケティングコンタクトへ変更、無効であればレコードを削除するなどの作業が必要になります。このような細かな作業の積み重ねは業務全体の効率に大きく影響しますが、Operations Hubプロフェッショナル版のカスタムコードアクションを使用すれば、自動化が可能です。

実装例：

1. フォーム送信をトリガーに作成されたコンタクトを、ワークフローに登録
2. カスタムコードアクションで、外部Eメールアドレス検証ツールにAPI経由でデータを送り、有効なアドレスか検証
3. 検証ツールからのレスポンスをカスタムプロパティーに入力
4. もしプロパティーの値が有効であればマーケティングコンタクトに設定、無効であればマーケティングコンタクトの設定はしない

上記の設定を行うだけで、手動でEメールを検証する必要はなくなり、またEメールの到達率の向上にも繋がります。

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テクニカルコンサルタントとして普段からお客さまの課題や悩みを技術的な面でどう支援できるか考えていますが、Operations Hubで実現できる可能性は私の考えうる限り無限大です。本記事を読んで、HubSpotを使用してさらに日々の業務効率化を図りたいと思っていただければ幸いです。

実装方法に疑問がある方や並走支援をご希望の方は、ぜひ担当のカスタマーサクセスマネージャーにご相談の上、プロフェッショナルサービスのコンサルティングをご検討ください。