HubSpotを使って、未払い顧客へのフォローアップを自動化しよう【プロサービスブログ#2】

[KaoruM]

こんにちは、HubSpot インバウンドコンサルタントの三瀬です。

前回の記事では、HubSpotで行う予実管理のアイデアをご紹介しました。今回はそれに関連する形で、請求情報をHubSpotで管理し、未払い顧客へのフォローアップを自動化する方法を、テクニカルコンサルタントの柳澤と共に具体例を交えて解説します。

前回記事同様、このようなご要望に応えるHubSpotの設定方法をお伝えします。

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例とするビジネスの状況と課題：

• 一取引に複数の商材を販売する場合があり、請求単位・頻度は取引によって異なる
• 納品・請求情報は、別途管理システム側で管理している
• 顧客の入金が遅れると、経理担当者から営業担当者へ個別連絡を行い、営業担当者が顧客へ催促の連絡をする
• 経理担当者から営業担当者への情報共有と、顧客への催促連絡の手間を省きたい

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入金締切日以降に未入金取引を確認できるダッシュボードがこちらです。

列の説明

• Record ID・・・各取引にアクセスできるリンクと取引名
• 支払期日・・・支払いの締切日。このレポートには、期日を超過した取引だけが表示されるようフィルターを掛けている。
• 入金達成率・・・取引内に複数請求書があった場合、すべての請求書に対して支払いが完了して初めて100％となる。
• 入金予定額・・・取引先が入金する予定の金額
• 入金済額・・・取引先が実際に入金した金額

支払期日の翌日以降にこのレポートを確認することで、経理担当者が手動で営業担当者へ情報共有する手間を省くことができます。

また、HubSpotと外部の請求書・経理システムと連携することで、個別のレコードに紐づく請求書にすぐにアクセスすることができます。

さらに、Operations Hubのスケジュールワークフローとカスタムコードを活用すれば、未入金の支払いがある顧客へ直接メールを送ったり、該当の営業担当者へタスクを割り振ることもできます。

今回は、入金達成率を抽出しレポートを作成するために、データセットを活用しています。どのようなデータ構造とデータセットで上記のレポート・ワークフローを実現しているかを解説していきます。

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必要なHubSpot製品のエディション

• Operations Hub Enterprise

必要な開発

• 管理システムとのAPI連携・・・入金が行われるタイミングで、入金システムから入金情報をHubSpotのカスタムオブジェクトに送り込みます。

必要なオブジェクト

• 取引オブジェクト：営業担当者が受注管理を行うオブジェクト。通常の取引管理と同じく、案件ごとに取引を作成します。
• 請求オブジェクト：管理システムから入金情報が格納されるオブジェクト。

開発前に作成しておく計算プロパティ

• 入金達成率（％）＝取引別確定売上/取引別目標売上

カスタムオブジェクトテーブル

• 請求

プロパティ：

• 支払期日：受注した取引の支払い期日
• 入金予定額 
• 入金済額 
• 取引名

関連付け

• 今回の事例では、請求オブジェクトと、取引オブジェクトを関連付けするように設定します。

上記のオブジェクトの設定が完了したら、データを連携またはインポートを行って、レコードを作成します。

データの準備ができたら、こちらのナレッジベースの手順に沿って、データセットの作成を行います。『プライマリーデータソース』のドロップダウンから、『請求』のオブジェクトを選択し、次へ進み以下のようにフィールドを作成します。

データセットの画面から、『確認』をクリックし、『保存してレポート作成』をクリックして、レポート画面へ進みます。

レポートタイプはテーブルを選択し、カラムには、『請求取引名』、『入金達成率』、『入金予定額』、『入金済金額』を選択し、ダッシュボードに保存すると、冒頭にお見せしたようなダッシュボードが作成できます。

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一見複雑な仕組みに見えますが、データさえ用意すれば割と簡単に便利なダッシュボードを作成できます。興味のある方はぜひ挑戦してみてください！

この記事を読んで、実装方法に疑問がある方や並走支援をご希望の方は、ぜひプロフェッショナルサービスのコンサルティングをご活用ください。また、本ブログでご紹介した内容について技術的な解説をご希望の場合は、テクニカルコンサルタントとのミーティングを設定いただくことも可能です。

プロフェッショナル サービス チームのブログ連載第二弾として、HubSpotで未払い顧客へのフォローアップを自動化する方法を紹介しました。次回もお楽しみに！