複数事業を展開している場合の、コンタクトの管理方法

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一般投稿者

こんにちは。弊社では2つの事業を展開しており、Hubspotの運用方法で悩んでおります。

 

事業別にライフサイクルステージをカウント…といった部分はは、皆さまがされているようにカスタムプロパティを使えば問題ないのですが、

 

それぞれのメンバーが、自分の事業部外のコンタクト、メール送信、案件、ダッシュボードetc を編集できないように権限を分けたいと思っています。(他にもリストにも制限をかけたいのですが、これは仕様上無理そうです。運用カバーですね…)

 

この場合、使えるプロパティは「Hubspotグループ」になるかと思うのですが、「Hubspotグループ」はワークフローに組み込むことができず、「コンタクト担当者」のプライマリチームが自動で割り当てられるようです。

 

この場合、ちょっと困ったことが起こっておりまして…。

 

社内のXさん:A事業部のプライマリメンバーであるが、B事業部も兼任している。

今回、B事業部の顧客Cのメイン担当をすることになった。Xさんを顧客Cの担当者に設定すると、CさんはA事業部の顧客としてカウントされてしまう。→B事業部のメンバーにはCさんに関する編集権限がなくなってしまう。

 

ということです。かなり複雑なのですが、こういうケースが起こってしまう以上、どう運用すればいいのか悩んでおります…

 

ちなみにいま既に行っている運用としては

 

・カスタムプロパティに「対象サービス」を作成し、ワークフローで流入経路別にA事業 or B事業 を自動割り当て

・各種ダッシュボードは、上記のカスタムプロパティで条件を絞って表示、カウント

・「Hubspotグループ」にA事業 と B事業を作成。ユーザーは全員、どちらかに所属 or どちらにも所属させることで、編集権限を絞っている。

 

という形です。もしなにかアイディアをお持ちの方がいらっしゃいましたら、ご教授くださいませ。よろしくお願いいたします。

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4件の返信
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コミュニティーマネージャー

@ReiFunaba さん

 

HubSpotコミュニティーへの投稿ありがとうございます。

HubSpotグループというのはHubSpotチームのことで合っているでしょうか?その場合、”チームを超えてコンタクトを担当する”という想定はされていないので、ご希望のような設定は難しいかな…という印象です。

@assi さん、 @Keit さん、ワークアラウンドなど含めて何か方法がありそうでしょうか?

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コミュニティーマネージャー

ちなみに、HubSpotチームの親子チーム機能を使ってご希望の操作に近そうなことができないかなと思っています。以下のようなことができます。

  1. AチームとBチームを作り、Bチームの中に子チームとなるB'チームを作る
  2. XさんをBチームのメンバーにする
  3. Xさんは親チームであるBと子チームであるB'の両方のコンタクトにアクセスできる

この場合でも、XさんはAチームのコンタクトへのアクセス権がないのですが、ご参考までに資料を載せますね。

ナレッジベース資料「チームの作成と編集

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一般投稿者

@natsumimori さん、ありがとうございます!

 

そうですね、「Hubspotチーム」の誤りです、すみません!

ご提案の方法ですとXさんは良いのですが、Xさんが担当している顧客が属する顧客(私が最初の投稿で書いた顧客C)が所属するHubspotチームは結局変わってしまうので、それを防ぎたいという意図でした。(事業部Aの顧客だったが、Xさんが担当になるとXさんのプライマリチームである事業部Bに変わってしまう。すると、事業部Aにいる社内ユーザーが顧客Cのデータを編集できなくなる)

 

大きな目的として、事業部ごとに編集できるコンタクトを限定したい…ということがあるので、ユーザーがプライマリチームとその他のチームに色々と所属してしまうと本末転倒ということがあり…。

 

つまり、Hubspotチーム機能以外で権限管理できる or Hubspotチームをこちらで手動で割り当てできるのが理想的なんですが、難しそうですね…。おそらくうちのような小規模企業(兼務が多い)でしか起こらない問題かもしれないですね。

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コミュニティーマネージャー

@ReiFunaba さん

 

チームをまたいで兼務する人(Xさん)だけ、コンタクトへのアクセス権限を「全て」にするというのも考えましたが、それだとやはりコンタクトCを閲覧できないチームができてしまいますね。(Cを事業部Bに所属させたいが、Xさんが事業部AのメンバーだとCのHubSpotチームが事業部Aになり、事業部BのユーザーはCのデータを閲覧できない。)

 

コンタクト担当者のチームがそのコンタクトのチームになるので、ご希望の動きは難しいかな…というところです。