個人用Eメールとチームの共有アドレスの違いと使い分け方

[bzj00220]

個人用Eメールとチームの共有アドレスの違いと使い分け方について教えて下さい。

最初、アカウントを作るときに深く考えずに、仕事とプライベート兼用のメールアドレスをhubspotと連携してしまいました。

個人名@*****.jp

現在は一人で仕事をしているので特別、問題はありません。

将来的に複数の人間でhubspotを使うことになった場合にプライベートのメールまでhubspotから見えてしまっては困ります。

なので、下記のような仕事用のメールアドレスを別に作り、連携しました。

info@*****.jp

https://app.hubspot.com/crm-settings-email/*******/email/connectedEmails

をみると、両方とも個人用Eメールの欄に記載されています。
チームの共有アドレスには何も登録されていません。

info@*****.jpの方をチームの共有アドレスにするにはどうしたらいいのでしょうか？

個人名@*****.jpはhubspotと連携させないほうがいいのでしょうか？

個人用Eメールに登録されているメールアドレスとチームの共有アドレスに登録されているメールアドレスはなにが違うのでしょうか？

将来的に複数の人間でhubspotを使うようになった際に、プライベートのメールを見られないようにしながら、hubspotを上手に使うにはどのように使い分けたらいいのでしょうか？

[natsumimori]

@bzj00220 さん

HubSpotコミュニティーへの投稿ありがとうございます。

HubSpotには２種類の受信ボックスがあり、それが個人用受信トレイと共有受信トレイ（チームの共有アドレスまたはコミュニケーション受信トレイとも言う）です。違いについては下記のリソースをご参照ください。

• 受信トレイの接続を選択する（ナレッジベース）
• HubSpot入門② Eメール機能と受信トレイの種類を理解する（コミュニティー）

＞両方とも個人用Eメールの欄に記載されています。チームの共有アドレスには何も登録されていません。

仕事用の受信トレイinfo@*****.jpを個人用受信トレイとして接続している状態のようです。まずはinfo@*****.jpを個人用受信トレイから接続解除しましょう（HubSpotから受信トレイを接続解除する）。それから改めて共有受信トレイとして接続します（共有受信トレイを作成する）。

個人名@*****.jpをHubSpotに個人用受信トレイとして接続することのメリットについては、「自分の個人用受信トレイを接続する」をご覧ください。個人用受信トレイに接続していても、他のユーザーに受信トレイの中身を見られることはありません。あくまで、その受信トレイを介して送受信したメールの中でHubSpotにログしたメールの内容を他のユーザーも見られるようになる、ということです。

不明点が解消されれば幸いです。

[bzj00220]

info@*****.jpは個人用Ｅメールから接続解除して
チームの共有アドレスに改めて接続しました。

> 個人用受信トレイに接続していても、他のユーザーに受信トレイの中身を見られることはありません。あくまで、その受信トレイを介して送受信したメールの中でHubSpotにログしたメールの内容を他のユーザーも見られるようになる、ということです。

私の場合、個人用Eメール
個人名@*****.jpでやり取りしたメールが自動的にHubSpotで見られる状態になってしまっているようです。

もしかして、スーパー管理者のアカウントで見ているから見えるのかもと思いました。
新しいユーザーを作って新しいユーザーとしてログインしてみたのですが、やはり新しいユーザーのアカウントからも見えます。

個人名@*****.jpでやり取りしたメールが自動的にHubSpotに記録されてしまう設定になってしまっているようです。

１.
https://app.hubspot.com/crm-settings-email/******/email/connectedEmails
を見ると「受信トレイの自動化」という項目にチェックが入っているのですが、これが原因でしょうか？

２.
chromeにHubSpotの拡張機能を入れてしまったのが原因でしょうか？

[natsumimori · Accepted solution]

「受信トレイの自動化」は現在Betaの機能なのですが、これはEメールのボディや署名からAIがコンタクト情報を読み取るものなので、メールのログ自体には関係ないかと思います。（英語資料）

Chromeの拡張機能を使用することで、Gmailから送信したメールのトラッキングとログができます。

＞個人名@*****.jpでやり取りしたメールが自動的にHubSpotで見られる状態になってしまっているようです。
”個人名@*****.jp”でやり取りしたメールがコンタクトレコードにログされている、ということでしょうか？拡張機能をインストールし、ログする設定が有効になっていると、Gmailから送受信したメールがHubSpotのコンタクトレコードにログされていきます。これを希望しない場合は、ログの設定を無効にすることもできます。設定方法はこちらをご覧ください（[ログとトラックの既定の設定]の箇所）

個人用受信トレイは、接続することによって共有受信トレイのように受信トレイ自体がHubSpot内で見えるものではないのですが、基本的にはメールがCRMにログされます。”個人名@*****.jp”でやりとりするメールのログが不要であれば、ビジネス用の個人メールアカウントを作成し、そちらをHubSpotに個人用受信トレイとして接続するのも良いかと思います。

[bzj00220]

> これを希望しない場合は、ログの設定を無効にすることもできます。設定方法はこちらをご覧ください（[ログとトラックの既定の設定]の箇所）

　

ありがとうございました。
こちらの設定をやってみました。
しばらく様子を見てみます。

[bzj00220]

ありがとうございました。

ログとトラッキングの設定を自分の都合のいいように設定することで思った通りになりそうです。

ありがとうございました。