コンタクトの「役職」別のリストを作成する方法

解決
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一般投稿者

こんにちは。Hubspotユーザー歴・半年弱のBtoBマーケターです。

 

例えば「経営者限定」「人事限定」といったメールマガジンを送るようなケースで、役職で分けたリストを作りたいな…とよく思うのですが、うまく運用できておりません。みなさまどのようにされていらっしゃるのでしょうか?

弊社の場合、Hubspotにもともとあったプロパティー「役職名」にリードの方がそれぞれの役職をフリーテキストで登録している状態のため、表記方法もバラバラでなかなか管理が難しくなってしまっております。既存のプロパティーは検索もできないため、それも不便です。

アイディアとしては管理用にもうひとつ「役職(管理用)」というオリジナルのプロパティーを作り、それを選択式のものにする…とかでしょうか。ただリード件数が万単位なので、手作業が増えるのは避けたいところなのですが…。

上手な運用方法がありましたら、ぜひお聞きしたいです。宜しくお願いいたします。

承認済みベストアンサー

受理された解決策
Regular Contributor | Gold Partner

@ReiFunaba さん、特定の役職毎に配信するメール送信に関しましては、ご記載通り、別のプロパティを選択形式で用意するということで解決ができるかと思います。

 

その他の対策としまして、「私であればこのようにします」という考えを書いてみます。

 

1. フリーテキストの記入を止める【根本対策】

根本的な対策として、CRMに入る前の個人情報を取得する段階でデータを正規化すると活用時に困らないと思います。しかし、手元にお持ちの既存データなどはデータが揃っていない事も多いですよね。

 

2.リスト作成時に「役職名」を選び「次の条件のいずれかを含む」でフィルターをかける

下の図のように役職のプロパティに含まれる語句を単語ベースで登録したリストを作成する。役職に入っているキーワードを抽出しリストを絞り込むイメージです。

リスト.png

 

3.ワークフローを利用(Professionalプラン以上)

2番で作成したリストに条件が合致したら、「役職(管理用)」もしくは、「メルマガ種類」のような新規プロパティに「プロパティ値を付与する」というワークフローを組みます。

 

■新規作成プロパティ①

プロパティ名:役職(管理用)

形式:選択式orチェックボックス

値:経営者、人事、総務・・・

 

■新規作成プロパティ②

プロパティ名:メルマガ種類

形式:チェックボックス

値:経営者向け、人事向け、総務向け・・・

 

■ワークフローの設定

トリガー条件:2番で作成下リストに含まれた時

アクション①:「役職(管理用)」の「経営者」を選択

アクション②:「メルマガ種類」の「経営者向け」にチェックを入れる

 

上記、ワークフローを用いて、新規プロパティに値を挿入する方法です。

 

以上となります。

ご参考になれば幸いです。

HubSpot歴8年 田村 慶 @ HubSpot Goldパートナー 株式会社100
HubSpot Goldパートナー 株式会社100
5件の返信5
コミュニティーマネージャー

@ReiFunaba さん

 

HubSpotコミュニティーへようこそ!ご質問をありがとうございます。

 

特定の役職をもつコンタクトだけをリストにされたい、ということですね。

その場合、おっしゃるようにドロップダウン選択タイプのカスタムプロパティーを作成し、限定されたオプションの中から該当する役職を選んでもらう、という方法が一番ご希望に近いかと思います。(ただこの方法だと、既存のコンタクトの値を変更する場面で作業量が増える懸念があります。)

 

コミュニティーメンバーの @Keit さんと @Takao_Iida さんをメンションしますね。何か別のアイデアや実践されていることがあれば共有お願いいたしますスマイリー ハッピー

一般投稿者

@natsumimori さん、お礼のご連絡が遅くなり申し訳ありません!ありがとうございます。既存コンタクトの処理が手間ですが、やはりドロップダウン選択タイプのカスタムプロパティーを作成し、限定されたオプションを設けようと思っております。ありがとうございました!

Regular Contributor | Gold Partner

@ReiFunaba さん、特定の役職毎に配信するメール送信に関しましては、ご記載通り、別のプロパティを選択形式で用意するということで解決ができるかと思います。

 

その他の対策としまして、「私であればこのようにします」という考えを書いてみます。

 

1. フリーテキストの記入を止める【根本対策】

根本的な対策として、CRMに入る前の個人情報を取得する段階でデータを正規化すると活用時に困らないと思います。しかし、手元にお持ちの既存データなどはデータが揃っていない事も多いですよね。

 

2.リスト作成時に「役職名」を選び「次の条件のいずれかを含む」でフィルターをかける

下の図のように役職のプロパティに含まれる語句を単語ベースで登録したリストを作成する。役職に入っているキーワードを抽出しリストを絞り込むイメージです。

リスト.png

 

3.ワークフローを利用(Professionalプラン以上)

2番で作成したリストに条件が合致したら、「役職(管理用)」もしくは、「メルマガ種類」のような新規プロパティに「プロパティ値を付与する」というワークフローを組みます。

 

■新規作成プロパティ①

プロパティ名:役職(管理用)

形式:選択式orチェックボックス

値:経営者、人事、総務・・・

 

■新規作成プロパティ②

プロパティ名:メルマガ種類

形式:チェックボックス

値:経営者向け、人事向け、総務向け・・・

 

■ワークフローの設定

トリガー条件:2番で作成下リストに含まれた時

アクション①:「役職(管理用)」の「経営者」を選択

アクション②:「メルマガ種類」の「経営者向け」にチェックを入れる

 

上記、ワークフローを用いて、新規プロパティに値を挿入する方法です。

 

以上となります。

ご参考になれば幸いです。

HubSpot歴8年 田村 慶 @ HubSpot Goldパートナー 株式会社100
HubSpot Goldパートナー 株式会社100
コミュニティーマネージャー

@Keit さん、いつもアドバイスの共有をありがとうございます!

@ReiFunaba さん、上記ぜひご覧ください。疑問が解消されたら、’ベストアンサー’を選んでみてくださいスマイリー ハッピー

 

また、こちらの投稿でコミュニティーメンバーの自己紹介をしています:【日本語版HubSpotコミュニティーが開設しました!

ぜひお気軽にコメントしてみてください♪

一般投稿者

@Keit さん、お礼のご連絡が遅くなり申し訳ありません!大変ご丁寧にご教授いただき、ありがとうございます!

フリーテキストの記入を止めることは考えているのですが、企業によって細かい差異もあり悩ましいところです…。ですが自社サービスにとって重要なリードかどうか? を区別することは非常に大切ですので、この方向も考えていきます。やはり、ドロップダウン選択タイプのカスタムプロパティーを作成し、限定されたオプションを設けようと思っております。

ワークフローは便利ですよね。いろいろと活用しております。そのような用途も参考にしてみます!

本当にありがとうございました。