【豆知識】メールを自動化する - ワークフローとシーケンスどちらを使うべきか？

[natsumimori]

HubSpotでメールを自動化する際、ワークフローとシーケンスという二つのツールが思い浮かびます。一連のメールを自動的に送信するには、どちらのツールが適していて、どのようなメリットがあるのでしょうか？

この投稿では、ツールを選択する際に考慮した方がよいそれぞれのツールの主な違いを紹介します。

＊本投稿は、”Email automation- Workflows or Sequences?”を翻訳した内容となっています。

①HubSpotサブスクリプション（ご利用プラン）

• ワークフロー：Marketing Hub ProfessionalまたはEnterprise
  
  
• シーケンス：Sales/Service Hub ProfessionalまたはEnterpriseシートを割り当てられているユーザーで、かつ、個人受信トレイを接続しているユーザー

②送信相手

• ワークフロー：ワークフローは、リードに対して大規模なマスメールを送るのに適しています。例えば、ホワイトペーパーをダウンロードしたなど、相手が最初に興味をもった内容に基づいてメールを送信し、見込み客の購買意欲醸成につなげます。
  
  
• シーケンス：シーケンスはターゲットを絞った小規模なグループに最も適しています。シーケンスを通して送信されるメールは”1対1”のコミュニケーションを目的としており、見込み客との直接的な関係を構築したいと考えている営業担当者、主に新規開拓担当やクロージング担当が送信するのが理想的です。

③達成したいこと

• ワークフロー：Webサイトへのエンゲージメントを高める、ウェビナーへの登録を促す、など。
  
  
• シーケンス：ターゲットとなる見込み客との関係を強化し、メールの返信やミーティングの予約を促す、など。

④それぞれのツールへの登録のされ方

• ワークフロー：ワークフローの登録は、手動で行うこともできますし、一定の条件を満たした場合に自動的に行うこともできます。（例：フォームでコンバージョンした、特定のマーケティングEメールを開封した）
  
  
• シーケンス：シーケンスへの登録は手動で行うか、コンタクトベースのワークフローを使用して自動的に登録することができます。（ナレッジベース：シーケンスでのコンタクトの登録/登録解除にワークフローを使用する）

⑤それぞれのツールからの登録解除のされ方

• ワークフロー：コンタクトがメールに返信しても、自動的にワークフローから登録解除されることはありません。コンタクトが目標基準を満たした場合は登録解除されます。（ナレッジベース：コンタクトベースのワークフローで目標を使用する）
  
  
• シーケンス：コンタクトがメールに返信するか、あるいはミーティングを予約すると自動的にシーケンスから登録解除されます。返信はCRMレコードにも記録されます。また、コンタクトベースのワークフローを使用することで、解除を自動化することもできます。（ナレッジベース：シーケンスでのコンタクトの登録/登録解除にワークフローを使用する）

⑥メールのスタイリング

• ワークフロー：リッチテキスト、スマートルール、パーソナライゼーショントークンに対応している、マーケティングEメールテンプレートを使用して作成します。
  
  
• シーケンス：プレーンなフォーマットのメールテンプレートを使用して作成します。受信ボックスから送信する、一般的なEメールと同じフォーマットです。パーソナライゼーショントークンは、メールの本文にのみ使用できます。

⑦コンタクトリスト

• ワークフロー：”メールを開封したか”など、送ったメールに対するエンゲージメントを元にコンタクトリストを作成できます。
  
• シーケンス：送ったメールに対するエンゲージメントに基づいてコンタクトリストを作成することはできません。

⑧レポート

• ワークフロー：送ったメールのパフォーマンスデータはマーケティングEメールレポートに記録されており、次の指標を見ることができます。
  • 開封率
  • クリック率
  • 到達率
  • メール閲覧にかけた時間 など
    
    
• シーケンス：パフォーマンスデータはシーケンスレポートに記録されており、次の指標を見ることができます。
  • シーケンスに登録されたコンタクト数
  • 開封率
  • クリック率
  • 返信率 など

以上、ワークフローとシーケンスの主な違いについての解説でした😄

• コミュニティー投稿：ワークフローについてもっと知ろう！