Hallo,
wir arbeiten intensiv mit den Pipelines und dem Ticketsystem sowie den Formularen. Die Produkte/Angebote nutzen wir nicht, doch bilden Deals in der Deal-Pipeline ab.
Ich suche nun nach einer Möglichkeit, Formulareinsendungen zu einem bestehenden Ticket in z.B. der Sales Pipeline zuzuordnen.
Beispiel: Kunde A öffnet ein Ticket und fragt nach einem Angebot. Berater verschickt Link zu einem Hubspot Formular. Die Einsendung wird als Aktivität im Ticket erfasst.
Ist das möglich?
Eventuell über individuelle Formularlinks, eine Formularfunktion, die ich bisher nicht entdeckt habe oder einen Workflow?
Vielen Dank für Ideen und Hilfe!
Hallo @MarkusMerkwirth,
hier gibt es tatsächlich keine versteckten Funktionen, die eine eindeutige Zuordnung von neuen Formulareinsendungen zu bestehenden Tickets erlauben.
Der Workaround hier ist nicht besonders elegant:
- Formularfelder als Kontaktfelder erstellen
- Felder ebenfalls einmal am Ticket erstellen als Zwischenablage, ein zweites Mal als angezeigte Felder
- Per Workflow die Werte aus der Formulareinsendung in die Zwischenablage aller assoziierten Tickets kopieren
- Per ticket-basiertem Workflow die Werte aus der Zwischenablage nur in die angezeigten Felder des relevanten Tickets kopieren
In anderen Worten: Man muss hier sehr viele stützende Felder und Automatismen erstellen, für einen letztlich trotzdem suboptimalen Prozess.
Meine Empfehlung wäre eher, dass ihr einen Link zu einem Formular mit Kontakteigenschaften teilt, euch per E-Mail über die Einsendungen benachrichtigen lässt und die Informationen dann händisch oder per Snippet im richtigen Ticket hinterlegt.
Ohne custom code und Hilfe von Entwicklern zum Gestalten einer eigenen Lösung geht es aktuell meines Wissens nicht besser. Formulareinsendungen in HubSpot können lediglich Tickets erzeugen, aber keine bestehenden aktualisieren.
Viele Grüße!
Hallo @karstenkoehler,
vielen Dank für die schnelle Antwort.
Was genau meinst du mit “[…] und die Informationen dann händisch oder per Snippet im richtigen Ticket hinterlegt.”
Händisch ist klar, doch was ist mit “per Snippet” gemeint? Die Formulareinsendung als solche kann meines Wissens nach doch “nur” exportiert, jedoch nicht innerhalb Hubspot im Ganzen weiterverarbeitet werden.
Oder ist damit das “Auslesen” der genannten Eigenschaften in einem Snippet gemeint, die dann händisch in das Ticket gelegt werden?
Die Option, Entwickler dranzusetzen, ist auch denkbar. Jedoch eher mittelfristig. Diese Ressourcen sind rar gesät und ein Workaround ist in jeden Fall hilfreich.
Viele Grüße,
@MarkusMerkwirth das Snippet würde lediglich dabei helfen, im Ticket direkt, beispielsweise in einer Notiz, die gesamten per Kontaktformular bereitgestellten Infos in Kontaktfeldern direkt abzulegen - dann aber als Text, und nicht direkt in einer Ticketeigenschaft. Also ja, auslesen und dann händisch übertragen.
Der zuvor beschriebene Workaround ist wie gesagt eine Option, aber behäbig und fehleranfällig. Wenn sich das Volumen in Grenzen hält (z.B. bis zu 5 Einsendungen pro Mitarbeiter pro Tag), würde ich euch die Variante mit der E-Mail-Benachrichtigung und dem händischen übertragen empfehlen. Es ist erfahrungsgemäß die Variante, bei der ihr am wenigsten Arbeit habt. Eine automatisierte Lösung macht Probleme, die ebenfalls wieder Arbeit erzeugt.
@karstenkoehler prima, vielen Dank!