Formular Follow-Up-Mails werden vor DOI-Abschluss versandt

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Hallo zusammen,

habe ein seltsames Phänomen und hoffe, dass mir hier ein Profi helfen kann :smiley:

Also folgendes ist der Fall:

  • Ich habe ein normales Formular, welches auf der Website eingebettet ist. Wobei mein Problemchen auch mit dem direkten Aufruf des Formulars auftritt.
  • Das Formular beinhaltet ein E-Mail Feld und einen Haken für das E-Mail-Abonnement, welches ja notwendig ist, um über HubSpot E-Mails versenden zu dürfen.
  • Das korrekte Abo ist im Formular hinterlegt und dieses erscheint auch beim Kontakt, sobald er das Formular eingereicht hat.
  • Außerdem ist eine Follow-Up-Mail eingerichtet, die der Person eine Mail mit Link zum Download ausliefern soll.
  • PROBLEM: Das System versucht der Person nach Ausfüllen des Formulars die DOI-Mail UND die Follow-Up-Mail zur gleichen Zeit zuzustellen. DOI-Mail kommt an; Follow-Up-Mail wird als unzustellbar dargestellt, da die Bestätigung der Person noch fehlt. Ist ja klar, die DOI-Mail wurde gerade erst versandt.

Das ist der Stand der Dinge.

Jetzt hoffe ich auf eine schlauere Person als mich, die sagt: “Hey! Hau den Haken rein und dann läufts!” :winking_face_with_tongue:

Vielen Dank bereits im Voraus, happy holidays and have a great time!

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Hallo LKJ,

grundsätzlich ist alles richtig. Im Normalfall versucht das System die Follow-Up-Mail (FEM) mehrfach zu verschicken, sodass wenn es mal etwas länger mit der Bestätigung des DOI dauert, sie dennoch raus geht. Ich vermute hier eher, dass der Haken vom Kontakt nicht gesetzt wurde, dann hilft dir auch die DOI nicht, ohne Abo gibt es keinen Versand, wenn du das so eingestellt hast.

Sollte es doch nur am DOI liegen, könntest du dies umgehen, indem du die FEM entfernst und den Versand über einen Workflow mit Zeitverzögerung aussteuerst. Ist halt aufwendiger.

In Sachen Abo kannst du nicht viel machen, du könntest den Haken aus den DSGVO-Einstellungen entfernen, was rechtlich eher so lala wäre. Du kannst den Haken im Formular NICHT als Pflichtfeld machen, auch das wäre verboten.

Wir verweisen auf der TYP oder in der Inline Message daraufhin, dass man nach der DOI Mail auch im Spam-Ordner suchen soll und nur dann eine Mail an die Kontakte rausgeht, die dies bisher eben nicht bestätigt haben (Stichwort smarte Formulare). Das hilft schon mal. Du kannst auch die DSGVO-Texte anpassen und explizit darauf verweisen, dass ohne Bestätigung (Haken) nix rausgeht.

Check also nochmal ganz genau, ob wirklich das DOI fehlt oder das Abo nicht hinterlegt ist und deshalb keine Mail rausgeht. Und prüfe auch mal, ob das Abo vom Formular mit dem Abo in der FEM übereinstimmt.

LG

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Hallo @RomyFuchs1 ,

das korrekte Abo ist eingestellt.

DSGVO ist eingeschalten.

Wenn die Person das Formular ausfüllt und den Haken setzt, erscheint das Abo auch im Kontaktdatensatz.

Allerdings versendet HubSpot nach Einreichen des Formulars sofort die DOI und FEM-Mail zur gleichen Zeit, was für mich keinen Sinn ergibt.

Was ich gerade noch gesehen habe ist, dass das gelb markierte durchgeführt wird. Wird evtl. deshalb die FEM sofort ausgeliefert?

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Wie habt Ihr denn solche Prozesse eingestellt? Ich bin ja sicherlich nicht der einzige, der dieses Thema hat, oder?

Ahso noch eine Frage:

“Und prüfe auch mal, ob das Abo vom Formular mit dem Abo in der FEM übereinstimmt.”

Ist das in der kostenpflichtigen Variante evtl. anders als in der kostenlosen? Weil ich sehe keine Möglichkeit das für die FEM explizit angeben zu können.

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Hallo zurück,

ich nehme mal an, dass du die Starter-Lizenz des Marketing Hub hast, sonst könntest du keine FEM erstellen.

In diesem Beitrag findest du eine Erklärung, wie du eine FEM bearbeiten kannst - inkl. des Abonnements. Versuch das sicherheitshalber nochmal. Und hier findest du die Erklärung über deine verschiedenen Abonnements.

Es macht übrigens gar nichts, dass beide Mails, also die DOI und die FEM, gleichzeitig rausgehen. Denn idR versucht die FEM öfter den Versand, sollte nur das DOI fehlen, bei fehlendem Abo bekommst du jedoch direkt deine Fehlermeldung.

Zu deinem Bild:

Diese Information gibt dir nur Auskunft darüber, dass dein Kontakt ein Opt-In mit der Formulareinsendung abgegeben hat, der Versand der DOI-Mail löst dann nur den Versuch aus, eben ein Double Opt-In abzurufen.

Ob dein Kontakt wirklich dem Abo zugestimmt hat, findest du in der Kontakthistorie links unter Kommunikations-Abonnements:

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Wenn du auf das Abonnement klickst, siehst du genau, welches der Kontakt hat oder wahlweise auch gar kein Abo.

LG

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Hallo @LKJ,

hier stößt du an die grenzen der kostenlosen Produkte. Es gibt zwei kostenpflichtige Produkte (Workflows in Professional und Enterprise oder das Transaktionale E-Mail Add-on), mit dem sich dieses Problem umgehen lässt, allerdings ist das ein deutlicher Preissprung von den aktuell 0€ pro Monat.

Kannst du in einem ersten Schritt im Kontaktdatensatz prüfen, ob der Kontakt tatsächlich den Haken für das entsprechende Abonnement gesetzt hat? (An der Stelle außerdem noch die Frage, ob du ggf. mehrere Abonnement-Häkchen hast, da HubSpot in den kostenlosen Produkten keine Unterscheidung erlaubt, unter welchem Abonnement die Follow-up-E-Mail verschickt wird.)

Vermutlich hast du in den Einstellungen für die DSGVO den Haken unter “Senden Sie Marketing-E-Mails nur an Kontakte, die eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation haben” gesetzt. Wenn der Kontakt jetzt im Formular das Abonnement nicht ausgewählt hat, würde er oder sie auch die E-Mail nicht erhalten.

Für die Zukunft hättest du zwei Möglichkeiten:

Du akzeptierst, dass der Kontakt das Abonnement nicht möchte, und musst in Zukunft die Informationen aus der E-Mail auf eine andere Weise bereitstellen, zum Beispiel auf einer Dankesseite, zu der dein Formular nach dem Absenden umleitet. Dann ist es wichtig, dass der Content, den du bereitstellst, weitere Konversionsmöglichkeiten bietet. Außerdem würdest du versuchen, das ursprüngliche Formular so weit zu optimieren, dass es wahrscheinlicher wird, das Kontakte den Haken eben setzen. (“Sie können sich jederzeit abmelden”, “Wenn Sie ähnliche Inhalte per E-Mail erhalten wollen” etc.)

Du entfernst das oben genannte DSGVO-Häkchen. Einige Datenschutzbeauftragte interpretieren Follow-up-Emails als transaktionale Kommunikation, die vom Kontakt erwartet wird und kein weiteres Einverständnis benötigt. Dann darf sie allerdings keine Marketing-Kommunikation erhalten. Mein Beitrag ist keine Rechtsberatung, deswegen solltest du diese Option mit eurem oder eurer Datenschutzbeauftragten diskutieren. Sobald das Häkchen entfernt ist, müsstest du selbst mit Unterdrückunglisten sicherstellen, dass du keine E-Mails an Kontakte verschickst, die bestimmte Abonnements nicht gewählt haben – HubSpot würde dir das dann nicht mehr abnehmen.

Viele Grüße!

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Hallo @karstenkoehler ,
da ich gerade mit einem Dummy-User alles teste, habe ich den Haken gesetzt und das Abo ist im Kontaktdatensatz vorhanden.

Was meinst du mit mehreren Abo-Häckchen und dass HubSpot keine Unterscheidung erlaubt?

Weil ich habe mehrere Abos im Backend, aber das Formular hat nur ein explizites zugewiesen. Das mit der Unterscheidung verstehe ich nicht…

Das ist korrekt: “Vermutlich hast du in denEinstellungen für die DSGVOden Haken unter “Senden Sie Marketing-E-Mails nur an Kontakte, die eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation haben” gesetzt. Wenn der Kontakt jetzt im Formular das Abonnement nicht ausgewählt hat, würde er oder sie auch die E-Mail nicht erhalten.”

DSGVO abschalten ist keine Option.

Aber sag Mal wie macht Ihr das denn? Ich bin doch sicherlich nicht der Einzige, der so etwas umsetzt, oder?

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Hallo @LKJ,

Was meinst du mit mehreren Abo-Häckchen und dass HubSpot keine Unterscheidung erlaubt?

Weil ich habe mehrere Abos im Backend, aber das Formular hat nur ein explizites zugewiesen. Das mit der Unterscheidung verstehe ich nicht…

In kostenpflichtigen HubSpot-Lizenzen kann man aussuchen, mit welchem Abonnement HubSpot die Follow-up E-Mail im Formular versendet. In kostenlosen Portalen sucht sich HubSpot einfach eine aus. Angenommen du hast Marketing 1, Marketing 2 und Marketing 3 angelegt, platzierst im Formular das Häkchen für Marketing 2, aber HubSpot versendet die E-Mail mit dem Abonnement für Marketing 1 – dann verhindern deine DSGVO-Einstellungen, dass diese E-Mail versendet wird. Ob das der Grund ist, findest du heraus, indem du alle Häkchen im Formular platzierst und alle ankreuzt.

Das ist korrekt: “Vermutlich hast du in denEinstellungen für die DSGVOden Haken unter “Senden Sie Marketing-E-Mails nur an Kontakte, die eine rechtliche Grundlage für die Kommunikation haben” gesetzt. Wenn der Kontakt jetzt im Formular das Abonnement nicht ausgewählt hat, würde er oder sie auch die E-Mail nicht erhalten.”

DSGVO abschalten ist keine Option.

Gemeint war tatsächlich nicht das komplette Abschalten, nur das entfernen des Häkchen in “Senden Sie…”. HubSpot übernimmt hier nur Denkarbeit für dich und stellt sicher, dass du nicht E-Mails an Kontakte verschickst, die ein Abonnement nicht gewählt haben. Das kannst du aber auch selbst mit Unterdrückungslisten lösen (aktive Liste > Kontakteigenschaften > Abonnements). Das würde es dir erlauben, die Follow-up E-Mail ohne Abonnement zu versenden, was meiner nach Erfahrung nach machbar ist, weil es sich um eine Bestätigung handelt. An der Stelle muss ich wieder darauf hinweisen, dass dieser Beitrag keine Rechtsberatung darstellt und du das mit einem Experte diskutieren solltest. Ich sehe diese Interpretation der Datenschutzrechtsgebung aber in vielen Portalen so.

Aber sag Mal wie macht Ihr das denn? Ich bin doch sicherlich nicht der Einzige, der so etwas umsetzt, oder?

In den kostenpflichtigen Produkten hat man, wie gesagt, mehr Einstellungsmöglichkeiten. Viele Nutzer*innen setzen das “Senden Sie” Häkchen nicht. In Professional- und Enterprise-Portalen kann man die Follow-up E-Mails etwas kontrollierter über Workflows versenden und hat dort auch vielfältigere Abonnement-Einstellungen.

Viele Grüße!

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Hallo @karstenkoehler ,

die Lösung war nun tatsächlich zu ergründen welches der E-Mail-Abos das richtige ist.

Somit versendet HS mit einem Abo und akzeptiert die anderen nicht für Follow-Ups - ich nehme an, solange ich noch die Free-Version habe.

Ist auf jeden Fall super, dass hier eine Lösung vorhanden war, denn so hatten einige Personen keine Follow-Up bekommen.

Danke dir für dein großartiges Know-How und deine Hilfe!

Vielen Dank auch an alle Anderen, die geantwortet haben!

Happy New Year 2021

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Hallo,

ich vermute, dass die “Unzustellbarkeit” im CRM beim Kontaktdatensatz angezeigt wird? Normalerweise wird HubSpot ja aber weiter versuchen die E-Mail zuzustellen (soweit ich weiß einen Tag lang) und das sollte dann funktionieren, wenn der DOI da ist.

Wir lösen das generell aber über Workflows und nicht über Follow-up-Mails. Im Workflow haben wir als Aufnahmetrigger u. a., dass die E-Mail-Adresse bestätigt sein muss. So wird die E-Mail erst versendet, wenn die E-Mail-Adresse bestätigt ist.

Viele Grüße

Matthias