AMA: Erfolg messen mit Berichten

[AllisonZ]

Herzlich Willkommen zu unserem 4. AMA im September!

Mein Name ist Allison und ich arbeite im Customer Success bei HubSpot in Berlin. Ich arbeite seit 2 Jahren bei HubSpot und bin momentan Onboarding Spezialistin für DACH und EMEA Kunden.

Das heutige AMA (“Ask Me Anything”) Thema ist:

Erfolg messen mit Berichten

Nachdem ihr euer HubSpot Setup abgeschlossen habt, die Tools und Features seit einigen Tagen/Wochen/Monaten nutzt und vielleicht sogar eine Kampagne mit HubSpot aufgesetzt habt, ist es an der Zeit eure ganze Arbeit zu messen. Daher legen wir bei HubSpot viel Wert darauf euch mit relevanten und informativen Berichten zu unterstützten. Das Ziel ist es die Trends über aller eurer HubSpot Tools zu analysieren. Aber wo fängt man am besten an?

Unter dem Navigationsreiter “Berichte” gibt es 3 verschiedene Bereiche: Analytics Tools, Dashboards und Berichte. Jeder dieser Bereich dient seinem eigenen Zweck:

• Analytics Tools: Beinhaltet vorgefertigte Berichte zu Trends im Bereich des Website-Traffics, der Formulareinsendungen, wie auch Ads Analyse, Kampagnen Analyse, Sales Content Analyse. Es gibt noch weitere Berichte, welche in den verschiedenen Hubs bereitgestellt werden.
• Dashboards: Erlauben es euch verwandte Berichte in einem Dashboard zusammen zu organisieren.
• Berichte: Dieser Bereich enthält unsere umfangreiche Berichtbibliothek und erlauben es euch einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen.

Wenn ihr anfangen wollt eure Erfolge mit HubSpot zu messen, würde ich zuerst empfehlen in unseren vorgefertigten Dashboards zu stöbern. Hier wäre es wieder abhängig von den Hubs, welche Dashboards euch zur Verfügung gestellt werden. Das sieht in etwas so aus:

Das ist ein guter Ausgangspunkt, um euch darüber Gedanken zu machen, was ihr überhaupt in euren Berichten sehen wollt.

Weiter gehts mit unserer Berichtsbibliothek. Einer meiner Lieblingsfeatures der Berichtsbibliothek sind die Filter in Bezug auf den Berichtsinhalt wie auch Berichtstyp, die ich setzen kann, um gezielt nach Berichten zu suchen, welche relevant sind, für die Tools die ich täglich nutze.

Meine Empfehlung wäre es zuerst in der Berichtbibliothek zu schauen bevor ihr versucht einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen. Ihr werdet überrascht sein wie umfangreich die Bibliothek gestaltet ist! Und wenn der Bericht nicht 100% das ist wonach ihr sucht, könnt ihr die meisten Berichte noch im Designer bearbeiten und zusätzliche Anpassungen machen wie die Setzung von Filtern.

Falls ihr immer noch nicht gefunden habt, wonach ihr sucht, könnt ihr auf den Bericht-Designer zugreifen und einen benutzerdefinierten Bericht erstellen. Da gibt es im wesentlichen 5 Schritte:

1. Berichtart aussuchen
2. Berichtsobjekt auswählen
3. Auswahl der Eigenschaften, die der Bericht darstellen soll
4. Filter setzen
5. Visualisierung konfigurieren

Die folgenden 2 Academy Kurse geben euch eine Einleitung dazu:

• Creating Custom Reports in HubSpot (EN)
• Building Custom Reports in HubSpot (EN)

Dann hätte ich noch 2 Lieblingsfeatures in unseren Berichte Tools:

Trichter Berichte

Trichter Berichte zeigen euch wie erfolgreich eure Kontakte zwischen den HubSpot Lifecycle-Phasen konvertieren und wenn ihr das Sales Hub nutzt, wie erfolgreich eure Deals zwischen euren Deal-Phasen konvertieren. Da könnt ihr euch die Kontakte/Deals, die alle Phasen durchlaufen haben oder Kontakte/Deals, die beliebige der gewählten Phasen durchlaufen haben. Der wesentliche Unterschied besteht darin, dass der Trichter für “alle” nur Kontakte/Deals in Betracht bezieht, welche auch wirklich chronologisch durch alle Phasen gegangen sind. Nur so kann HubSpot die Konvertierung zwischen den Phasen berechnen. Das sieht in etwas so aus:

Die folgenden Ressourcen verschaffen auch weitere Einblicke in die Trichter Berichte:

• Unterschiede zwischen den Trichter-Berichtstypen
• Benutzerdefinierte Trichterberichte erstellen
• Measuring Business Success with Funnel Reports in HubSpot (EN)

Dashboards per E-Mail versenden

In meiner Erfahrung als Onboarding Spezialist, wird nicht jedes Team Mitglied HubSpot aktiv nutzen, aber auch wenn, finde ich unser Feature zum Mailen der Dashboards spitze. Da könnt ihr entweder einmalig Dashboards versenden oder eine wiederkehrende Dashboard Email erstellen, welche täglich, wöchentlich oder monatlich an euer Team verschickt wird. So bleibt jeder auf dem Laufenden, auch wenn sie nicht in HubSpot eingeloggt sind. Mehr dazu in der folgenden Ressource:

• Dashboards per E-Mail versenden oder exportieren

Die beschriebenen Bereiche und Berichte sind aber nur die Spitze des Eisbergs. Überall in HubSpot steckt Reporting drin. Ob in den Marketing Emails zu euren Bounces, die Zusammenfassung eurer letzten Kampagne mit verschiedenen Inhaltselementen oder die Berechnung eures Ads ROIs, HubSpot stellt euch die Tools dazu bereit zu verstehen, ob ihr euch verbessert und was für Trends sich abzeichnen.

Jetzt seid ihr dran!

Was sind eure Lieblingsberichte? Ohne welche Berichte könnt ihr nicht mehr leben?

Was für Dashboards habt ihr euch zusammengestellt?

Worauf müsst ihr achten, wenn ihr benutzerdefinierte Berichte erstellt?

Ich freue mich auf eure Kommentare, Fragen und Antworten ‌‌😊

Liebe Grüße,

Allison

[JessicaH]

Danke, Allison!
Hi @StefanWendt @AttilaHu @ChristianFeist @antonia_kraft @fmueller @atre @michaela_prip @karstenkoehler @rinkjuliane @sven_montanus @Alexrott @AnnalenaStrüver @RomyFuchs1 @MHechler @kurt3000 @carstenrossi @Anonymous @ulrichalt @u13321 @SGRO7, ich wollte euch über die neue “Ask-Me-Anything”-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen?

Was sind eure Lieblingsberichte? Ohne welche Berichte könnt ihr nicht mehr leben?

Was für Dashboards habt ihr euch zusammengestellt?

Worauf müsst ihr achten, wenn ihr benutzerdefinierte Berichte erstellt?

Es würde mich sehr freuen von euch zu hören!

Liebe Grüße!

Jessica

[SGRO7]

Hallo!

Perfektes Timing, ich hätte nämlich brandaktuell eine Frage an die Runde.

Und zwar hätte mein Chef gerne die Ansicht aller Deals in den für uns definierten Phasen übersichtlich dargestellt als Funnel in seinem Dashboard. Ziel ist es, dass es in seinem Dashboard genau sieht in welcher Phase sich derzeit wie viele Deals befinden ohne dafür in Deals wechseln zu müssen.

Ich habe mich dafür etwas gespielt mit den Berichten und einen “Deal-Phasen-Trichter mit Deals insgesamt und Konversionraten erstellt”. So wie ich das sehe hat dieser allerdings immer einen in die Vergangenheit gerichteten Blick. Sprich ich kann mir entweder postum anzeigen lassen, welche Deals “alle” Phasen oder “beliebige” Phasen durchlaufen haben. Ersteres, macht wenig Sinn, da bei uns kaum ein Deal alle Phasen genauso Schritt für Schritt immer durchläuft. Zweiteres, zählt die Deals dann in jeder Phase einmal - verzerrt somit also auch das gewünschte Ergebnis.

Nun habe ich überlegt irgendwie mit Filtern zu arbeiten und so bei “beliebig” sicherzustellen, dass alle Deals wirklich nur einmal gezählt werden. Bislang allerdings ohne Erfolg.

Vielleicht hat ja jemand von euch eine Idee?

Freue mich über jede Anregung!

Danke vorweg und liebe Grüße,

Sebastian

[AllisonZ]

Hallo @SGRO7 ,

super Frage!

Also, die Trichter Berichte stellen dar wie die Deals sich zwischen den verschiedenen Deal-Phasen bewegen. Die Berichte zeigen wie die Deals die einzelnen Phasen eurer Pipeline durchlaufen und die Anzahl der Deals, die von einer Phase in die nächste verschoben wurden.

Wenn ihr einen “snapshot” von den Deals sehen wollt, welche sich aktuell in jeder Phase befinden, solltet ihr den “Deals insgesamt nach Phase” Berichte anschauen:

Melde dich gerne bei Rückfragen!

Liebe Grüße,

Allison

[SGRO7]

Hallo Allison,

alles klar verstehe!

Das heißt die Trichter Möglichkeiten sind eher für alle Entwicklungen/Fortschritte von Objekten gedacht.

Der Bericht aus dem Screenshot ist aber nicht out of the Box, oder?

Danke jedenfalls schonmal für deine Hilfe!

Liebe Grüße,

Sebastian

[AllisonZ]

Guten Morgen @SGRO7 ,

Ja genau!

An sich, kannst du in der Berichtsbibliothek nach “Deals” filtern und solltest den Bericht “Deals insgesamt nach Phase” sehen. Ich bin mir aber nicht 100% sicher, ob das abhängig ist von dem Hub (bzw. ob du kostenlos, Starter, Professional oder Enterprise) hast.

Willst du kurz schauen und mir Bescheid geben?

Liebe Grüße,

Allison

[SGRO7]

Hallo @AllisonZ,

super, wieder etwas Neues gelernt - wie umfangreich die Bibliothek der Berichte ist!

(wir haben das Professional Hub, nur als Info und da war der Bericht auffindbar)

Ich habe dann gestern noch mehr oder weniger nämlich exakt den Bericht manuell erstellt und bearbeitet auf unsere Bedürfnisse hin.

Denke das ist es was mein Chef sich vorgestellt hat.

Großes Dankeschön an euch!

Liebe Grüße,
Sebastian

[RomyFuchs1]

Hallo zusammen,

in der Tat fangen wir gerade erst an alle Erfolge innerhalb von HubSpot als Berichte zu erstellen. Bisher haben wir viel über Databox gemacht, da nicht alles mit HubSpot funktionierte. Die neuen Berichte lassen aber nun viel mehr zu und gerade die objektübergreifenden und die Attributionsmodelle sind recht interessant.
Hier mal zwei Beispiele mit denen ich gerade arbeite:

Objektübergreifender Bericht

Attributionsbericht

LG

[fmueller]

Hallo zusammen!

Vielen Dank, Allison!

Kann ich Berichte erstellen mit Hilfe des Datums einer Eigenschafterstellung, bzw Veränderung?

Beispiel hierfür wäre: Erstellungsdatum der Eigenschaft gemessen an der Anzahl der Unternehmen Ich kann leider bis jetzt nur das Erstellungsdatum des Kontakts oder Unternehmen auswählen. Ist das irgendwie möglich oder gibt es vielleicht andere Lösungen?

Gruss!

[AllisonZ]

Guten Morgen @fmueller ,

vielen Dank für deinen Kommentar!

Interessante Problemstellung… Was genau versuchst du zu tracken? Wäre dies ein Bericht, den du einmalig einsehen musst oder einer der sich täglich aktualisieren soll?

Es gibt ein paar Angehensweisen wie dies ermittelt werden kann:

EXPORT DES VERLAUFS DER EIGENSCHAFT

Du kannst den Eigenschaftsverlauf jeder Eigenschaft in HubSpot exportieren. Somit erhältst du eine Excel Datei, welche dir alle Kontakte mit allen historischen Werten für die Eigenschaft und dem Zeitstempel, wann der Wert aktualisiert worden ist. Du könntest dann diese Zeitstempel in eine benutzerdefinierte Eigenschaft reimportieren und dann daraus einen Bericht erstellen. Mehr dazu in den folgenden Ressourcen:

• Eigenschaftsverlauf anzeigen
• Oops I did it again - Eigenschaftswerte zurücksetzen nach fehlerhaftem Import oder Workflow

ZEITSTEMPEL SETZEN MIT HILFE VON WORKFLOWS

Wenn du einen Professional HubSpot Account hast mit Zugriff auf Workflows, kannst du innerhalb Workflows Zeitstempel setzen für “Datum des Schritts”. So könntest du Objekte aufnehmen, wenn der Eigenschaftswert bekannt ist (sprich, der Wert wurde aktualisiert) und eine benutzerdefinierte Eigenschaft mit Zeitstempel der Änderung aktualisieren. Das sieht in etwas so aus:

Melde dich gerne bei Rückfragen dazu!

Gib mir auch gerne Bescheid, falls ich dich falsch interpretiert habe

Liebe Grüße,

Allison

[JonasL89]

Hallo!

Ich finde die das Berichte-Tool super, aber ich denke wir könnten definitiv noch mehr herausholen von unserer Seite. Daher würde ich mich sehr über Berichtempfehlungen freuen.

Und eine andere Frage: Ich würde gerne einen Bericht erstellen, in welchem ich sehe, wie lange es gedauert hat, bis der Sales Mitarbeiter das erste mal Kontakt mit dem Lead aufgenommen hat. Könnt ihr mir da helfen?

Liebe Grüße!

Jonas

[AllisonZ]

Hallo @JonasL89 ,

danke für deinen Kommentar!

Die HubSpot Berichte Welt wird auch in den nächsten Monaten noch spannender. Wir launchen nämlich einen neuen Berichte-Designer, welcher noch viel umfangreicher wird

Mehr dazu in der folgenden Ressource:

• Create reports with the custom report builder (BETA)

Bezüglich deiner Frage mit dem Kontakt aufnehmen, wie genau nimmt der Vertriebler Kontakt auf? Ich kann mal schauen, wie wir da HubSpot Eigenschaften nutzen können, um das darzustellen.

Kannst du mir auch verraten welches Hub du hast? Du musst es nicht hier posten, aber kannst mir gerne eine Nachricht in der Community schicken. Ich frage, da manche Funktionen nur für manche Hubs verfügbar sind und ich dir keine Lösung anbieten will, welche du nicht umsetzen kannst!

Liebe Grüße,

Allison

[JessicaH]

Hi @GiulianoFuchs @ManuelC @natalia_loewen @Gregor @rwolupo @MatthiasWeber @JonasL89 @Nico90 @remohuberyousty @dominikberger @dschum @LauraExpoCloud @Horst-Elvis @Jonathan32chat @maltelu @ASC @sauph @Nina_Weigel @Dennis-DWFB @LauraStein,

ich wollte euch über die neue “Ask-Me-Anything”-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen?

Was sind eure Lieblingsberichte? Ohne welche Berichte könnt ihr nicht mehr leben?

Was für Dashboards habt ihr euch zusammengestellt?

Worauf müsst ihr achten, wenn ihr benutzerdefinierte Berichte erstellt?

Es würde mich sehr freuen von euch zu hören!

Liebe Grüße!

Jessica

[Nico90]

Hey zusammen,

danke für die Zusammenfassung, Allison!

Ich bin großer Fan der Funnel Reports.

Ich habe herausgefunden, dass die Auswahl von nur zwei Lifecycle-Phasen sogar noch besser für mich funktioniert als alle Phasen auszuwählen, da dies wirklich klare und nützliche Einblicke geben kann - z.B. welcher Prozentsatz der MQLs sich in Gelegenheiten verwandelt usw.

Anonsten finde ich die Trichterberichte mit allen Phasen gut für einen Überblick über die Pipelines und die Zielsetzung fürs nächste Quartal. Wenn wir wissen, wie viele Kunden wir in einem bestimmten Zeitraum gewinnen möchten, können wir anhand historischer Daten feststellen, wie viele MQLS und neue Leads wir benötigen, um dieses Ziel zu erreichen.

Auf diese Berichte möchte ich also nicht mehr verzichten.

Liebe Grüße!

Nico

[LauraStein]

Hi zusammen,

sehr interessantes Thema!

Vielleicht hat hier ja jemand eine Idee zu folgendem Thema:

Wie kann man am besten einen MQL-Bericht erstellen, der über die Anzahl der Unternehmen berichtet, die in diesem Monat ein MQL geworden sind?

Ich bin auf das Problem gestoßen, dass wir mehr als 10 Kontakte von einem Unternehmen haben, und wenn sich die Lifecycle-Phase für alle synchronisiert, verzerrt das meine individuellen MQL-Zahlen. Es werden dann ja quasi mehr MQL-Kontakte angezeigt als wir eigentlich qualifiziert haben.

Vielen Dank!

Laura

[AllisonZ]

Hallo @LauraStein ,

danke für deinen Kommentar!

Momentan wäre das schwierig lösbar. Wir haben leider keine Funktion einen Unternehmens Lifecycle-Phasen Trichter Bericht zu erstellen. Das wurde auch von anderen Kunden in dem folgenden Ideas Forum Post angesprochen:

• Company Lifecycle Funnel report

Das Ideas Forum ist ein Teil der Community, in welchem Kunden bestimmte Feature Requests posten können, wo sie von anderen Kunden mit Upvotes und Kommentaren unterstützt werden können. Man kann anhand des Status erkennen, ob dieses Feature in Erwägung gezogen wird oder sogar schon in Bearbeitung oder im Beta ist. Wenn du bei dem Post kommentierst und ihn mit einem Upvote unterstützt, wirst du über Änderungen in dem Bereich benachrichtigt.

Die gute Nachricht ist, es sieht so aus als würde unser Produkt Team den Feature Request überprüfen

Das löst leider nicht deine Problemstellung, aber ich hätte da einen Workaround.

Meine Idee wäre wie folgt:

Für jedes Unternehmen in eurem Portal sucht ihr einen “primären” Kontakt aus, sprich, der Kontakt der den Lifecycle-Phasen Wert des Unternehmens repräsentiert. Diesen Kontakt markiert ihr dann als “primär” anhand einer benutzerdefinierten Eigenschaft. Dann nutzen wir den Standard Kontakt Lifecycle-Phasen Trichter Bericht, aber filtern, sodass nur die primären Kontakte angezeigt werden.

Das wäre zwar nicht ganz ein Unternehmens Lifecycle-Phasen Bericht, jedoch würde für jedes Unternehmen ein Kontakt repräsentative in dem Bericht sein.

Wie findest du die Idee?

Melde dich gerne bei Rückfragen!

Liebe Grüße,

Allison

[GiulianoFuchs]

Hi,

sehr schöne Reports die ich heir gesehen habe, einige davon werde ich sicher auch noch anlegen

Eigentlich bin ich auf der suche nach einer Lösung für ein Problem aber vieleicht gefällt ja dem ein oder anderen auch einer unserer Reports.

Ich habe aktuell folgende Herausforderung, vieleicht habt ihr dazu eine Lösung - leider muss ich etwas weiter aushohlen:

Eines der wichtigesten Merkmale unserer Lead generation ist die Postleistzahl der Nutzer. Diese Fragen wir beim Download eines unserer Guides ab (Freiwillige angabe).

Die Postleitzahl haben wir (anders als die standart PLZ) als Nummerisches Feld angelegt um eine Zuweisung pro Bundesland bzw. Region machen zu könnnen. Ohne ien Nummerwsiches Feld kann ich ja leider nicht die Aktion “Werte zwischen X und Y auswählen”.
Leider sind ja in Deutschland die Bundesländer (außer das Saarland) nicht einfach nach PLZ aufgeteilt sondern Teilen sich PLZ-Gebiete - Wir haben das über einen Workflow pro Bundesland gelöst, anhand der PLZ-Tabelle - hier mal ein Beispiel Workflow für Sachsen-Anahlt:

Zusätzich speichern wir natürlich in einer Propertie welchen Guide bzw. Download jemand ausgeführt hat (häufig wird auch mehr als 1 Guide heruntergeladen):
In unseren Reports sieht das dann z..b so aus- Dieser hier ist Anzahl und Thema des Guides nach Bundesland:

Zusätzlich haben wir ein Propertie das die Anzahl der Guides die Downgeloaded wurden trackt (Nummerischer Zähler mit einer erhöhung um 1 Pro Download)
Der Report dazu sieht dann so aus und zeigt uns in welchem Bundesland Nutzer durschnittliche mehr als 1 Guide Downlaoden bzw. wieviele Guides im Bundesland im Durschnitt downgeloaded werden:

Jetzt würde ich gerne einen Report bauen der mir Anzeigt welche PLZ-Gebite (z.b. 66xxx oder 14xxx) die meisten Guides Downloaden, also eine Datenebene unterhalb des Bundeslands gehen um besonders Interessante Regionen zu Lokalisieren.
Leider bekomme ich das überhaupt nicht hin, da die Reports die PLZ als Nummer immer nur zusammen rechnen können, was natürlich absolut nicht hilfreich ist… Vieleicht hat jemand eine Idee

Lg

[AllisonZ]

Hallo @GiulianoFuchs ,

vielen Dank auch für deinen Kommentar und die Frage!

Das sind ja tolle Berichte! Sieht echt super aus

Danke auch für die ausführlich Beschreibung. Ich glaube, ich verstehe was du versuchst du machen. Ziele wäre es also zu sehen, welche Postleitzahlen Gebiete die meisten Guide Downloads haben.

Ohne jetzt in dein Portal geschaut zu haben zu testen, fällt es mir etwas schwierig eine Lösung dazu zu entwickeln, aber was ich immer hilfreich finde, ist auszuschreiben, was genau wir brauchen, sodass der Bericht realisierbar ist:

1. Wir benötigen die Einteilung der Kontakte in deren Postleitzahlengebiete = Das kann anhand einer Liste gelöst werden
2. Wir müssen in den Kontakten erkennen können wie viele Guide Downloads der einzelne Kontakt hatte = Das wird momentan in einer Eigenschaft getrackt.

Wir würden also auf X-Achse die Postleitzahlengebiete haben und auf der Y-Achse die Summe aller Guide Downloads der Kontakte.

Ich bin mir trotzdem nicht ganz sicher, ob das funktionieren könnte, aber vielleicht hilft dir diese kleine aber feine gedankliche Stütze

Melde dich gerne bei Rückfragen!

Liebe Grüße,

Allison

[GiulianoFuchs]

Hi Alison,

vielen Dank für die Antwort, tatsächlich ist das eine Gute idee von dir, vieleicht hat mich das tatsächlich auf eine Lösung gebracht

Ich hatte mir auch folgendes überlegt, jedoch ist der Aufwand heir recht hoch:

• Neues Property “PLZ-Gebiet 01” als “DropDown Select” (oder “Radio Select)”
  • Werte sind die PLZ-Gebiete: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc.
• Neues Property “PLZ-Gebiet 02”
  • Werte sind die PLZ-Gebiete: 01, 02, 03, …, 60, 62, 63, …, 98, 99
• Aufbau eines Workflows (mit 100 verzweigungen) bei der eingabe der Nummerischen PLZ wird jeweils anhand der ersten 2 Ziffern zugewiesen welches Gebiet
  • In Number between “60000” und “69999” then Property “PLZ-Gebiet 01”
  • If Number between “66000” und “66999” then Property “PLZ-Gebiet 02= 66”

Da wir die Anzahld er Guides ja bereist in einem Property speichern, kann ich jetzt die X und Y Akse eigentlich bestimmen.
Dann könnte ich 11 Repots aufbauen:

• 1 mal für das “PLZ-Gebiet 01” X Achse und die Anzahl der Guides Y als allgemeine Übersicht der PLZ Gebiete
• 10 mal für das “PLZ-Gebiet 02” X Achse und die Anzahl der Guides Y als Übersicht über dei einzelnen Gebiete

Zusätzlch könnte ich dann noch bestimmen welche Guides pro Gebiet heruntergeladen wurden.
Hört sich zwar nach eine Menge Arbeit an aber ich werde das mal umsetzten und berichten.
Danke @AllisonZ für die Gedankenstütze, denkst du ich habe hier was übersehen?

[karstenkoehler]

Hallo @GiulianoFuchs,

wenn ich deine Frage richtig verstanden habe, dann gibt es möglicherweise eine schnellere Lösung, als 100 Workflow-Verzweigungen einzurichten. Allerdings müsste hier Data Privacy Officer prüfen, ob es zulässig ist, dass Kundendaten in zwei weiteren Systemen verarbeitet werden, in diesem Falle Google Sheets und Zapier. Ich habe die mögliche Lösung selbst noch nicht getestet.

Schritt 1

Ihr schickt mit Zapier alle Kontakte in ein Google Sheet: “New Contact in List” (HubSpot) → “Create Spreadsheet Row” (in Tab 1 des Google Sheets) Dafür würdet ihr später noch eine Liste in HubSpot erstellen, z.B. gefiltert nach “PLZ” = “bekannt”.

Schritt 2

Im Google Sheet Tab 1 laufen die Kontakte ein. Ihr spiegelt sämtliche Daten in einem zweiten Tab, nur dass dieser Tab 2 eine weitere Spalte “PLZ-Gebiet” hat. Dieses PLZ-Gebiet könnt ihr leicht aus der PLZ-Spalte generieren und befüllen, dank der Google Sheets Funktion LEFT bzw. LINKS. Anders als ROUND bzw. RUNDEN wird hier die Zahl einfach von hinten gekürzt, siehe hier: LINKS (LEFT) - Google Docs-Editoren-Hilfe

Schritt 3

Ihr schickt mit Zapier die Kontakte wieder zurück nach HubSpot, nun mit den neuen Werten für das PLZ-Gebiet: “New Spreadsheet Row” (im Tab 2 des Google Sheets) → “Create or Update Contact” (HubSpot)

Damit umginge man die aktuell noch sehr limitierten Berechnungseigenschaften von HubSpot. In Google Sheets stehen weit mehr Formeln zur Verfügung. Allerdings müsste man dafür, wie gerade gezeigt, noch zwei weitere Systeme als Stütze nutzen.

Weitere Anmerkungen

Hilfreich könnte darüber hinaus für dich noch sein, dass du lange Listen von Postleitzahlen einfach aus Excel herauskopieren kannst, wenn die PLZ in Spalte 1 sind und eine Spalte 2 einfach nur mit Semikolons gefüllt ist. Wenn man beide Spalten kopiert, erkennt HubSpot in Listenfiltern mehrere Werte.

Funktioniert leider nur bei Eigenschaften die einzeiliger Text sind und nicht bei Zahlenfeldern (wie bei euch), aber auch das lässt sich lösen, wenn du euer Zahlenfeld einfach wieder im System-PLZ-Textfeld spiegelst, beispielsweise so mit einem Workflow:

Das einfache Kopieren/Einfügen wäre meines Erachtens sehr nützlich, um Listen zu erstellen, nach denen du deine Reports filtern kannst, auf verschiedenste Weisen. Auf www.suche-postleitzahl.org gibt es beispielsweise einen Download mit allen PLZ inkl. Einwohnerzahl, du könntest also im Handumdrehen in Excel alle PLZ filtern, die mehr als 100.000 Einwohner haben (oder weniger als 1.000 oder oder oder), die gefilterten PLZ in einen HubSpot-Listenfilter kopieren und den Bericht nach dieser Liste filtern. Dann hättest du alle Downloads per PLZ-Gebiet gefiltert nach einer gewünschten Einwohnerzahl. Das funktioniert auch unabhängig von dem oben beschriebenen Zapier-Workaround!

(Der Umweg über die Liste ist nötig, weil man die PLZ nicht direkt in einen Bericht-Filter kopieren kann.)

Hoffe, das hilft!