AMA: Anrufe tätigen & Telefonie-Integrationen in HubSpot

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Mein Name ist Stefan Wendt, ich bin Gründer und Geschäftsführer der CIXON GmbH und wir helfen Unternehmen bei der Planung und Umsetzung ganzheitlicher Inbound-Strategien, Prozessautomatisierung und entwickeln Softwarelösungen.

Als Geschäftsführer hänge ich mehrere Stunden täglich am Telefon und tätige ausgehende Anrufe (Outbound Calls) oder empfange eingehende Anrufe (Inbound Calls). Um diese Telefonate für alle Mitarbeiter haltbar zu machen und sie als Trigger für nachgelagerte Aktionen zu nutzen, eignet sich die Funktion “Anrufe tätigen” oder eine Telefonie-Integration in HubSpot.

Und damit Du schnellstmöglich Deine Telefonate für Marketing, Sales und Service in HubSpot tracken kannst, gibt es dieses AMA.

Warum Telefonie-Features in HubSpot nutzen?

Egal ob die native Lösung von HubSpot oder eine Integration zu einem Drittanbieter-Tool: Unternehmenskommunikation via Telefon gehört genauso wie die Kommunikation per Mail, Messenger-App, Live-Chat o.ä. ins CRM.

Doch während letztgenannte selbstverständlich sind, werden Anrufe seltener getrackt und ausgewertet. Dabei haben protokollierte Anrufe in Marketing, Sales und Service viele Vorteile:

Marketing

  • Inbound Leads die sich per Anruf melden werden im HubSpot CRM erfasst
  • Separate Telefonnummer für Marketingkampagnen bietet die Möglichkeit zur Attribution in späteren Sales-Calls
  • Telefonate können protokolliert oder aufgezeichnet werden
  • Inbound-Calls werden direkt mit einem Ergebnis und Notizen verknüpft. Ergebnisse sind praktische Workflow-Trigger

Sales

  • Bei der Zusammenarbeit von Marketing & Sales (Marketing-Sales-Alignment) gilt generell: Je mehr Infos und Daten übergeben werden können, desto besser
  • Schnelle Anrufe direkt aus HubSpot tätigen
  • Mehr Zeit für Anrufe weil weniger Aufwand mit Nacharbeit
  • Auswertung der Telefon-Aktivität über Berichte und Dashboards
  • Alle Anrufe und Notizen sind für die gesamte Sales-Mannschaft einsehbar → Effizienteres Sales
  • Verknüpfung von Anrufen mit Deals

Service

  • Verknüpfung von Anrufen mit Tickets
  • Mehr Transparanz fürs Support-Team

Falls Du Dich für die Nutzung der Telefonie-Funktionen in HubSpot entschieden hast, wird sich schnell die Frage stellen “Nutze ich lieber die native Lösung vo HubSpot oder eine Drittanbieter-Lösung?”.

HubSpot Calling Feature vs. Telefonie-Integrationen in HubSpot

Generell gilt: Je weniger externe Tools in HubSpot desto besser. Denn wenn ein Ziel über eine native Funktion von HubSpot erreicht werden kann spart das Zeit und Geld.

Bei der nativen Anruf-Funktion in HubSpot gibt es eine Limitierung, welche in diesem Thread der HubSpot Community schon lange und oft diskutiert wurde: Es können nur ausgehende Anrufe (Outbound Calls) getätigt werden.

Dadurch entfällt die Möglichkeit, eingehende Anrufe direkt über die HubSpot Software zu empfangen. Immerhin gibt es inzwischen die Möglichkeit, eingehende Anrufe im Bereich “Kontakt” → “Anrufe” manuell mit Notizen und einem Ergebnis einzupflegen.

Trotzdem bietet diese Funktionslücke (welche das Tech-Team von HubSpot natürlich irgendwann schließen wird :wink: genügend Argumente für den Einsatz von Drittanbieter-Tools. Und hier kommen die Telefonie-Integrationen für HubSpot ins Spiel.

Welche Telefonie-Integrationen gibt es in HubSpot?

Momentan gibt es im HubSpot App Marketplace 61 Integrationen für Telefonie-Apps. Die meistgenutzte Telefonanlage ist Aircall mit der nativen Aircall-Integration (über 4.000 Installationen). Hierüber lassen sich sowohl Outbound-Calls, als auch Inbound-Calls ganz einfach in HubSpot abbilden. Noch dazu bietet Aircall eine angenehme User-Experience, eine technisch einwandfreie VoIP-Telefonanlage und die Datenübertragung zwischen Aircall und HubSpot läuft reibungslos.

Auch die Einrichtung von Aircall und die Verknüpfung mit HubSpot geht ganz einfach.

Aircall und HubSpot verbinden

Nachdem Du Dir ein Aircall Konto erstellt hast (es gibt eine kostenlose Probeversion für 7 Tage), erfolgt die Verknüpfung in HubSpot in 4 einfachen Schritten:

  1. Gehe in Deinem Aircall Backend in den Bereich “Integrationen” und wähle “HubSpot” aus, klicke anschließend auf “Installieren” und genehmige im folgenden Fenster den Zugriff auf HubSpot.
  2. Wähle die Telefonnummern aus, welche Du aus Aircall mit HubSpot verknüpfen willst. Du kannst diese Einstellungen später anpassen und flexibel Nummern hinzufügen/entfernen.
  3. Wähle Dein HubSpot Portal aus.
  4. Bestätige die Bereiche, in denen Aircall auf HubSpot zugreifen kann. Und fertig ist die Verknüpfung der beiden Tools.

Mit der Verknüpfung von Aircall und HubSpot werden einige neue Kontakteigenschaften generiert. Dazu zählen zum Beispiel “Timestamp des letzten Anrufs”, “Ergebnis des letzten Anrufs”, “Aircall tags”. Darüber hinaus kannst Du natürlich custom Eigenschaften basierend auf Deinen in HubSpot getrackten Telefonaten erstellen. Viel Spaß beim Ausprobieren! :wink:

Eure Fragen - Jetzt seid ihr dran!

Die Möglichkeiten von Telefonie-Funktionen in Marketing, Sales und Service in Verbindung mit HubSpot sind grenzenlos. Deshalb seid ihr jetzt dran:

  • Welche Fragen zum HubSpot Anruf-Feature hast Du?
  • Wo suchst Du nach Antworten rund um HubSpot Telefonie-Integrationen?
  • Was fehlt Dir im aktuellen Funktionsumfang der Telefonie-Tools in HubSpot?
  • Welche Erfahrungen hast Du mit dem HubSpot Calling-Feature und/oder den Telefonie-Integrationen gemacht?

Ich freue mich auf eure Kommentare, Fragen und Antworten :blush:

Liebe Grüße,

Stefan

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Danke @StefanWendt!

Zwei Fragen hätte ich zum Thema. Zum einen interessiert mich ganz konkret, ob man mit Aircall auch den Anruftyp in HubSpot automatisch vermerken kann (siehe auch mein Beitrag in der englischen Community hier). Sollte das nicht gehen (wonach es gerade aussieht), wie würdest du das umgehen bzw. lösen?

Zum anderen würde mich interessieren, ab welchem Anrufvolumen bzw. welcher Teamgröße du die Aircall-Integration empfehlen würdest (v.a. mit Blick auf die Lizenzkosten).

Danke im Voraus!

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Hi @karstenkoehler,

Zur ersten Frage: Die Integration zwischen Aircall und HubSpot benennt die Art des Anrufes automatisch und unterscheidet dabei in 1. Inbound Call und 2. Outbound Call. Außerdem wird jeweils die Information übertragen ob es sich um einen “Answered” oder “Un-answered” Call handelt. Du siehst den jeweiligen Anruftyp direkt in der Kontakthistorie (siehe Beispielbild)

Alternativ könntest Du während des Anrufes (geht natürlich nur falls Du den Anruf nicht verpasst bzw. selbst tätigst) immer individuelle Tags zu dem Anruf vergeben, um Hinweise darauf zu machen ob es bspw. eine Konferenz war, Discovery Call, Demo Call, Entscheider Call o.ä. Diese Tags werden über die Schnittstelle übertragen und als Kontakteigenschaften hinterlegt. Du findest sie ebenfalls in der Kontakthistorie und kannst sie übrigens auch sehr gut für nachgelagerte Workflows nutzen, da es sich hier immer um den “als letztes vergebenen Tag” handelt.

Zur zweiten Frage: Aircall lohnt sich finanziell am meisten ab 3 aktiven Usern im Team, weil das aktuell die von Aircall vorgegebene Mindestanzahl an Nutzern ist. Im Vergleich zu anderen Tools sind dafür bereits im kleinsten Paket 1000 Minuten pro Monat für Outbound Calls und unbegrenzt Minuten für Inbound Calls enthalten.

Hoffe das hilft Dir weiter. Schreib mir gern wenn Du einen der beiden Punkte gern vertiefen würdest.

Viele Grüße,

Stefan

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Vielen Dank Stefan, ein sehr interessantes Thema!

Hallo @natalia_loewen, @RomyFuchs1, @MatthiasWeber, @dominikberger, @Dennis-DWFB, @MHechler, @adiehl, @rinkjuliane, @CarstenU, @MDallmair, @MarcelFü

ich wollte euch über diese “Ask-Me-Anything”-Fragerunde informieren.
Habt ihr vielleicht Fragen oder Kommentare zu den Themen Calling-Feature oder Telefonie-Integrationen?

Danke!

Mia

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Hallo @MiaSrebrnjak wir lieben die Standard-Integration von Hubspot zum Thema Telefonie. Das Zeit-Budget reicht bei uns und unseren Kunden zum Glück aus :wink: auch weil wir stark mit Interessenten und Kunden via MS Teams kommunizieren. Eingehende Anrufe kommen in unserer 3CX-Cloud-Telefonanlage an und werden dann vom Webclient angenommen. Das schöne an 3CX: Es gibt auch hier eine Hubspot-Integration! Das heißt: eingehende Anrufe werden automatisch in Hubspot protokolliert und es startet automatisch den Hubspot-Kontakt wenn der Anruf eingeht - so hat man gleich alles im Blick. Damit kommen wir super klar. Und jetzt der Hammer: Die Integration ist kostenfrei und 3CX ist auch preislich total ok, weil man aktiven Leitungen bezahlt und nicht nach User! Weitere Infos zu 3CX gibt es hier: https://die-digital-weber.de/produkte/3cx-die-cloud-telefonanlage-fuer-das-cloud-office - den Guide zur Einrichtung von Hubspot in 3CX gibt es hier: https://www.3cx.com/docs/hubspot-pbx-crm-integration/ - bei Fragen gerne melden :wink:







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Hi @MatthiasWeber,

danke für Deinen Input!! Das Tool 3CX kenne ich noch nicht aber es hört sich gut an, besonders weil es eine native HubSpot Schnittstelle gibt und auch Inbound Calls dadurch nach HubSpot kommen! Wie kommt es, dass die Lösung noch nicht so häufig verwendet wird? Gibt es Limitierungen bei den Informationen die beim Call erfasst erden können (Notizen, Tags etc.)? Wie ist die UX des Tools?

Viele Grüße, Stefan

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Hallo @StefanWendt gute Frage - vermutlich weil 3CX als umfassende Telefonanlage wahrgenommen wird und die Unternehmens-IT dann involviert ist ;-).

Ich kenne keine Limitierungen - zum Verständnis: Die Integration macht automatisch am Ende eine Kontakt-Notiz:

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und öffnet den Hubspot Kontakt damit man dort die eigene Notiz starten kann!

Die UX der Anlage halte ich für gut - vorallem die Chrome Extension finde ich cool. Man hört immer mal wieder von Qualitätsproblemen im Ton, aber bisher konnte ich nicht rausfinden ob es am WLAN liegt oder an der Anlage. Praktisch finde ich auch die App fürs Smartphone, da geht natürlich kein Kontakt auf, aber man kann dort auch telefonieren und hier ist die Qualität immer top. Gerade wenn man wirklich komplett cloud-basiert arbeiten möchte, ist das der “Desktop-Telefon-Ersatz” …

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Danke für die Insights @MatthiasWeber, die Cloud-Lösung von 3CX klingt nach einer möglichen Alternative zu Aircall :slightly_smiling_face:

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hey super artikel, wir haben auch ne 3cx, aber wir bekommen das - auch zum 5x mal nach der beschreibung - nicht auf die kette.

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Hi @GeorgSoller,

Danke für deinen Kommentar! Könntest du das Problem mit der Integration ein bisschen genauer beschreiben?

  • Wird ein Fehler angezeigt? Wenn ja, könntest du bitte einen Screenshot machen und ihn mit uns teilen?
  • Könntest du auch ein bisschen mehr über eure HubSpot-Konfiguration erzählen? Welche Version der Software nutzt ihr (Free, Starter, Professional, Enterprise)? Welche Nutzerberechtigungen hast du in eurem Account (wenn du derjenige bist, der die Integration verknüpft hat)?
  • Es wäre auch super, wenn du die Schritte beschreibst, die du durchgeführt hast, um 3CX mit HubSpot zu verknüpfen.

Je mehr Informationen, Screenshots und Beispiele du bereit stellst, desto besser können wir dir helfen. Ich würde empfehlen, mit den gesammelten Informationen hier einen neuen Beitrag zu erstellen, damit wir uns da dem Problem widmen können.

Danke!

Viele Grüße,

Mia, Community Team

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kannst du mich hier unterstützen?

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Danke @MiaSrebrnjak für die Möglichkeit mein erstes AMA hier in der Community zu hosten. Ich bin schon gespannt und kann bestimmt selbst noch viele coole Use Cases oder Erfahrungen von Nutzern mit anderen Telefonie-Integrationen als Aircall mitnehmen. Freue mich auf die Woche! :slightly_smiling_face:

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Hi @MiaSrebrnjak

da ich hauptsächlich im Marketing arbeite und da eher mit Mails, Messengern und Social Media arbeite, bin ich nicht gerade der Spezialist auf dem Gebiet der Telefon-Integrationen. Wir bei BEE Inbound nutzen auch die Standard-Integration für ausgehende Anrufe. Eingehende Anrufe laufen bei uns inzwischen über Zoom Phone, leider besteht da noch keine Integration zu HubSpot - die Idee wurde aber bereits in die Community aufgenommen und könnte ein paar Upvotes gebrauchen. :blush:
Wir haben die Entscheidung zu diesem Tool getroffen, weil wir mit einem Call-Center zusammenarbeiten, welches Anrufe entgegen nimmt, wenn wir nicht erreichbar sind. Die Zusammenfassung erhalten wir dann per Mail in der Inbox und können sie dann wiederum einem entsprechenden Kontakt zuordnen.

Liebe Grüsse

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Hi @RomyFuchs1,

auch ein interessanter Case mit dem Call-Center. Hat euch das Call-Center die Zoom Phone Lösung “vorgegeben”, weil sie es technisch nicht anders abdecken konnten oder wie funktioniert dieser Prozess?

Viele Grüße, Stefan

PS: Upvote für die Zoom Phone Integration :white_check_mark:

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Hi @StefanWendt,

nein, das Call Center hatten wir schon vorher und damit auch den beschriebenen Prozess.
Die Zoom-Lösung ergab sich, da wir Mitarbeiter in der Schweiz, Deutschland und Österreich haben. Länderübergreifende Telefonate sind über das normale Festnetz oder Handy teuer und Geschäftstelefone für Mitarbeiter sprengen irgendwann den Rahmen. So hat jeder die Zoom-App am Rechner und/oder Handy und los geht’s.
Die Einstellungen sind da recht individuell. Man kann persönliche Erreichbarkeiten eintragen, dann klingelt es bei einem selbst. Außerhalb der Zeiten leiten wir direkt aufs Call Center um.

LG

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Tolles Thema!

Ich mache derzeit einfach Notizen zu Anrufen über die App, habe mir aber auch schon Aircall als Lösung für die Internettelefonie angesehen- welche Telefonie-Integrationen würdest du noch empfehlen?

Danke!

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Hi @Timothy44, die Telefonie-Integration meiner Wahl ist tatsächlich Aircall. Wie aber in dieser Woche gelernt scheint auch das von @MatthiasWeber empfohlene Tool 3CX eine gute Integration bereitzustellen. Eventuell ist hier die Wahrnehmung als komplexe Telefonanlage noch etwas anders und der Einrichtungsprozess nicht so einfach wie bei Aircall.

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Hallo @Timothy44 und @StefanWendt , das trifft es ganz gut. 3CX ist eine Unternehmenstelefonanlage und hat dementsprechend auch ein Gewicht bei der Einrichtung. Natürlich gibt es gute Assistenten die da helfen - aber du brauchst ein Hosting, einen Anbieter, der die Nummern zur Verfügung stellt und musst die entsprechenden Nebenstellen konfigurieren. Für Unternehmen ist 3CX damit eine gute Option die Kommunikation darüber abzuwickeln.







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