自社のヒント＆ナレッジ共有のトピックRe: （お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

（お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

吉田成一 — Wed, 01 Jun 2022 06:18:53 GMT

お世話になります。

お問い合わせフォームを作成しており、送信後は「チケット」が作成されます。

同チケットの対応はサポートチームが対応するのですが、

新規

↓

一次対応

↓

「上長承認」

↓

「上長確認済み」

までのフロー（ステータスを変更しているだけですが）が進んだ場合のみ、「Eメール」機能を有効にしたい（という、とてもわがままな要件）。

「チケット」ページを見る限り、できなさそう・・・な気がするのですが、お知恵をお借りしたく。

お願い致します。

Re: （お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

KMurota — Tue, 31 May 2022 04:53:48 GMT

@吉田成一
Hubspotパートナーの株式会社NADJAの室田と申します。
ワークフローを利用し、トリガーを「ステータスが上長確認済みの場合」という風に設定すれば実現可能かと存じますが、「ワークフローを利用しない無料プランで実現可能な方法」ということでしょうか？

Re: （お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

marykashima — Wed, 01 Jun 2022 03:03:11 GMT

ご契約プランがわかりかねるため、散漫な回答になるのですが、「Eメール」機能とおっしゃられているのは以下のどれになりますでしょうか？

マーケティングEメール（グロナビ＞マーケティング＞Eメール）の通常送信である
→配信対象リストのフィルタに「上長確認済み」を条件に入れる
ワークフローで展開する「Eメールを送信」である
→ @KMurota さんが書かれているように、トリガーで設定、もしくはif/then分岐で「上長確認済み」じゃない方をはじくようにする
CRM内のEメール送信機能 and 受信トレイ（グロナビ＞コミュニケーション＞受信トレイ）
→ここはHubSpotのシステムに依存するため、機能をご希望の条件で絞ることはできません

よろしくお願いいたします。

Re: （お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

吉田成一 — Wed, 01 Jun 2022 03:15:11 GMT

Kashima様

お世話になります。

CRMエンタープライズになります。

対象画面は「チケット」になります。

「Eメール」自体を非表示とか非活性にできれば・・・と思ったのですが、

UIの構成上できなさそうだとは思っておりました。

ありがとうございました。

Re: （お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

吉田成一 — Wed, 01 Jun 2022 03:32:09 GMT

KMurota様

お世話になります。

~~素敵なアイディアです！~~

~~目的は「メールが送れなければ良い」なので、~~

~~いただきましたアイディア（そもそもの機能）を元に~~

~~進められそうです。~~

~~本当にありがとうございました。~~

ステータスが「上長承認済み」以外の場合、「メール送信」を行おうとした「トリガーまたはフック」は拾えるのでしょうか？

以下の設定を見る限り、できないような・・・

よろしくお願いします。

Re: （お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

KMurota — Wed, 01 Jun 2022 04:30:26 GMT

@吉田成一
上長承認後に初めて「メール送信可能状態を作り出したい」、ということですね。
失礼いたしました。
その場合は@marykashima さんのおっしゃるようにHubspot上では今のところ実装されていない機能と認識しております。

どうしてもの場合は、開発者としてのアイデアなのでITリソースが必要なのですが、上長が承認して初めてチケットにするという方法があるかと思います。

JotFormというフォームビルダーツールに、フォーム送信後のapprovalのフローを作れる機能がございます。

https://www.jotform.com/products/approvals/

承認工程を複数設定可能なので、

一次対応者が対応し次のステージに進むことを「承認」
上長が承認
#２をトリガーにチケットを作成
初期フォーム送信履歴や一時対応のメール等の履歴はチケット作成時にプログラムで関連付け

※#1での否認＝「一次対応」で終了→チケット作成＆関連付け＆クローズS

という流れで可能といえば可能かと思います。

ワークフローで実現する方法がパッと思いつかないのですが、JotFormでなくとも可能な方法があると思います。ZapierやPowerAutomateなども承認機構を簡単に作れます。

ポイントとしては

初期の受付フォームを、実はチケット作成用フォームにしない
承認後に初めてチケットになり、メールをやり取りするスタッフがHubspot上で見ることができる
履歴は後付けする

というところです。

必ずしも御社のユースケースにジャストフィットしないかもしれませんが、ご参考いただければ幸いです。

Re: （お問い合わせ）チケットのステータスが○○の場合のみ「Eメール」でユーザーに返信可能としたい

吉田成一 — Wed, 01 Jun 2022 05:26:04 GMT

KMurota様

ご教授いただきありがとうございました。

HubSpotのみの機能にて実現するのは「難しそうだ（できない）」という

ご意見がいただけただけでありがたいです。

どうしてもの場合は、開発者としてのアイデアなのでITリソースが必要なのですが、上長が承認して初めてチケットにするという方法があるかと思います。

「他のツールを使ってまで」というわけではないので。
また、「上長が承認して初めてチケットにする」という仕組みを作れるというアイディアがまったく思いもよらないご意見でした。

なるほど、そのようなこともJotFormという製品を利用することで実現できるのですね。

頂いたURLを拝見させていただきます。

ありがとうございました。