topic Betreff: Excel-Import Ansprechpartner ohne persönliche E-Mail in CRM & Sales Hub | Fragen, Tipps & bewährte Methoden

Excel-Import Ansprechpartner ohne persönliche E-Mail

danhighmountain — Fri, 08 May 2026 11:33:41 GMT

Hallo zusammen,

wir bauen aktuell unser HubSpot CRM unternehmenszentriert auf und möchten größere Excel-Listen importieren.

Unsere Excel-Dateien enthalten typischerweise:

Unternehmensdaten
allgemeine Firmen-E-Mail (meist info@...)
Ansprechpartnerdaten (oft aber keine persönliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer)

Unser Zielbild:

Unternehmen sollen das Hauptobjekt sein
Ansprechpartner sollen dem Unternehmen zugeordnet werden
die allgemeine Firmenmail soll nur einmal verwendet werden
Ansprechpartner sollen auch ohne persönliche Mail importiert werden können
keine Dubletten erzeugen
keine mehrfach verwendeten info@-Adressen auf verschiedenen Kontakten

Zusätzlich haben wir:

automatische Unternehmensanlage deaktiviert

Aktuell planen wir:

Unternehmen + Kontakte gemeinsam zu importieren
allgemeine Firmenmail nur am Unternehmen zu speichern
Kontakte ohne E-Mail zuzulassen

Meine Fragen:

Ist das die empfohlene Struktur für ein B2B-CRM in HubSpot?
Wie geht ihr mit Ansprechpartnern ohne persönliche E-Mail um?
Speichert ihr allgemeine info@-Adressen als Kontakt oder nur am Unternehmen?

Vielen Dank schon mal für eure Hilfe, ich freue mich über jede Antwort!

Re: Excel-Import Ansprechpartner ohne persönliche E-Mail

karstenkoehler — Fri, 08 May 2026 11:41:40 GMT

Hallo @danhighmountain,

ich helfe hier gern weiter.

Der Import von Kontakten und Unternehmen zugleich, ja, das ist exakt so von HubSpot vorgesehen. Ob man die automatische Unternehmenserstellung wählt oder nicht wählt, steht dazu jetzt erst einmal nicht im Konflikt und ist situationsabhängig.

Die Firmen-E-Mail-Adresse am Unternehmen zu speichern, ist eine Option, ja, ich würde jetzt aber nicht aktiv dagegenarbeiten, dass es nicht auch unter der Adresse einen Kontakt gibt. Wenn die Adresse für bspw. Formulareinsendungen genutzt wird, dann ist das eben so und die Konversion würde ich so "erlauben" und den Datensatz auch so im CRM belassen.

Kontakte ohne E-Mail-Adressen sind, wenn man sie korrekt zu Unternehmen zuordnet (was im Rahmen eines Multi-Objekt-Imports passiert), auch gut aufgehoben. Wichtig ist hier nur, dass wiederholte Importe ohne E-Mail-Adresse am Kontakt ein Duplikat erzeugen. Die E-Mail-Adresse oder die Datensatz-ID sind der Standard-Deduplikations-Schlüssel in HubSpot. Wenn kein Identifier vorhanden ist, legt HubSpot den Datensatz schlicht erneut an – das einfach im Hinterkopf behalten.

Ggf. entstehende Duplikate schlagen aber ja ohnehin im Duplikate-Tool auf: https://knowledge.hubspot.com/de/records/deduplication-of-records

Im Idealfall hat man natürlich für jeden Kontakt eine E-Mail-Adresse, aber das lässt sich manchmal nicht gewährleisten.

Viele Grüße!

Betreff: Excel-Import Ansprechpartner ohne persönliche E-Mail

danhighmountain — Tue, 12 May 2026 06:58:27 GMT

Vielen Dank für die schnelle Antwort!

Ich möchte nun doch einen anderen Weg gehen, um automatische Zuordnungsfehler (Kontakte zu Unternehmen, unerwünschte Unternehmenserstellung usw.) zu vermeiden. Und zwar nicht über den Import von Unternehmen und Kontakten auf einmal, sondern separat.

Dafür habe ich die Excel-Liste aufgeteilt. Eine Datei beinhaltet jetzt nur die Spalten, die das Unternehmen betreffen (Firmenname, Adresszeile, Plz, Ort, Land, geschäftliche Telefonnummer (Zentrale), geschäftliche E-Mail-Adresse (info@..., contact@..) und die Website URL).

Und die Kontaktinformationen habe ich in eine anderen Excel Datei eingefügt (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Funktion, Tätigkeit) + Firmenname und Website URL für die Zuordnung der Kontakte zum entsprechden Unternehmen, das ich vorher angelegt habe im zweiten Schritt.

- Führt mich diese Herangehensweise auch an mein Ziel?
- Brauche ich in der Unternehmens-Excel-Datei eine separate Spalte für die Unternehmens-Domain oder wird diese aus der Website URL automatisch abgeleitet?
- Sind die Spalten der beiden Dateien (Unternehmen & Kontakte) ausreichend für einen sauberen Import und eine Zuordnung der Kontakte zum Unternehmen?
- Habt ihr weitere Verbesserungsvorschläge oder Tipps für mich?

Ich bin um jede Hilfe sehr dankbar.
Ich wünsche euch allen einen schönen Tag, ich freue mich auf euere Antworten 🙂

Betreff: Excel-Import Ansprechpartner ohne persönliche E-Mail

karstenkoehler — Tue, 12 May 2026 07:11:17 GMT

Hallo @danhighmountain,

@danhighmountain wrote:

Eine Datei beinhaltet jetzt nur die Spalten, die das Unternehmen betreffen (Firmenname, Adresszeile, Plz, Ort, Land, geschäftliche Telefonnummer (Zentrale), geschäftliche E-Mail-Adresse (info@..., contact@..) und die Website URL).

Wenn hier kein Identifier enthalten ist (Unternehmens-Domain, Datensatz-ID), dann wird hier jede Zeile ein Unternehmen anlegen - und damit auch Duplikate. Der Import wäre nicht in der Lage, die Unternehmen aus der Datei mit ggf. bestehenden Unternehmen im CRM abzugleichen.

Dasselbe gilt für den Kontaktimport.

@danhighmountain wrote:

für die Zuordnung der Kontakte zum entsprechden Unternehmen, das ich vorher angelegt habe im zweiten Schritt.

Was genau ist dieser zweite Schritt? Wie soll die Assoziation im Detail erfolgen? Das kann ich gerade nicht nachvollziehen.

@danhighmountain wrote:

Brauche ich in der Unternehmens-Excel-Datei eine separate Spalte für die Unternehmens-Domain oder wird diese aus der Website URL automatisch abgeleitet?

Das Verhalten ist hier unzuverlässig. Die Felder sind verbunden und die Unternehmens-Domain aktualisiert sich, falls unbekannt, aus der Website URL - sicherer ist es, wenn die Unternehmensdomain als Spalte vorhanden ist. Die Website URL ist kein Identifier, die Unternehmensdomain schon.

@danhighmountain wrote:

Sind die Spalten der beiden Dateien (Unternehmen & Kontakte) ausreichend für einen sauberen Import und eine Zuordnung der Kontakte zum Unternehmen?

Wenn die Zuordnung per Workflow erfolgen soll (hier gibt es eine Workflow-Aktion um Assoziationen herzustellen), ja, dann reicht es. Das beschriebene Vorgehen wird aber möglicherweise Duplikate generieren.

Viele Grüße