topic Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365 in RevOps & Data Hub | Fragen, Tipps & bewährte Methoden

Kontakte-Sync von Outlook 365

mbrocket — Mon, 31 May 2021 17:54:34 GMT

Hi zusammen,

ich hoffe, mir kann jemand von euch helfen, da der HubSpot-Support hier leider nicht weiterhelfen konnte.

Ich habe vor 2-3 Wochen die Marketplace-App "Outlook 365" installiert, um HubSpot-Kontakte in Outlook zu sychronisieren (One Way).

Siehe App: Outlook 365-HubSpot-Integration | Verknüpfen SIe sie noch heute

Seit ein paar Tagen funktioniert die Synchronisation nicht mehr, d.h. es werden keine Kontakte mehr von HubSpot nach Outlook übertragen, obwohl die Synchronisation laut App-Einstellungen aktiviert ist.

Folgende Schritte habe ich bisher durchgeführt:

Alle Kontakte in Outlook gelöscht und Sync in HubSpot neu angestoßen: kein Erfolg.
App deinstalliert, danach neuinstalliert und Sync eingerichtet: Kein Erfolg.
Im Inkognito-Modus (Chrome) App neuinstalliert und Sync eingerichtet mit Neuanmeldung am Office 365-Konto: Kein Erfolg.

Laut der Produktseite ist die App kompatibel mit der verwendeten HubSpot-Edition (Freemium), siehe Outlook 365-HubSpot-Integration | Verknüpfen SIe sie noch heute

Und die Einrichtung habe ich laut der folgenden Anleitung durchgeführt, siehe: Connect and use HubSpot data sync

Hat jemand eine Idee? Schon mal vielen Dank im Voraus!

Viele Grüße

Mark

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

MiaSrebrnjak — Tue, 01 Jun 2021 13:10:43 GMT

Hi @mbrocket,

es freut mich, dass du dich an die deutsche Community gewendet hast!

Bei aktivierter Synchronisierung müsste HubSpot alle 5-10 Minuten überprüfen, ob es in den Apps neue Kontakte oder Eigenschaftsaktualisierungen gibt: Einstellungen > Verknüpfte Apps > Outlook 365:

Es kann passieren, dass die Synchronisierung wegen eines Software Updates oder Authentifizierungsfehlers unterbrochen wird. In diesem Fall ist eine Neuinstallation der Integration die beste Lösung, was du auch versucht hast - danke, dass du alle durchgeführten Schritte zur Fehlerbehebung beschrieben hast!

Du hast erwähnt, dass du auch alle Kontakte in Outlook gelöscht und den Sync in HubSpot neu angestoßen hast, was nicht funktioniert hat.

Beim Sync werden nur neue Kontakte und Eigenschaftsaktualisierungen der bestehenden Kontakten zwischen den Apps übertragen. Kontakte, die in einer der beiden Apps gelöscht wurden, werden nicht erneut erstellt. >> Hast du beim Löschen der Kontakte in Outlook auch den Ordner Gelöschte Elemente geleert? Ich vermute, dass HubSpot während der erneuten Synchronisierung alle Ordner in Outlook gescannt und HubSpot Kontakte im Ordner Gelöschte Elemente gefunden hat, deswegen wurden in Outlook (Alle Kontakte) keine neuen Kontakte erstellt.

Viele Grüße,

Mia

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

mbrocket — Wed, 02 Jun 2021 09:54:58 GMT

Hallo Mia,

da liegt wohl der Fehler. Die in Outlook vorhandenen Kontakte habe ich endgültig gelöscht, auch aus dem Papierkorb bzw. "Gelöschte Elemente".

Leider werden nun noch immer nicht die Kontakte synchronisiert.

Muss ich noch ein Flag oder Eigenschaft in den HubSpot-Kontakten zurücksetzen, dass jetzt wieder alle Kontakte nach Outlook sychronisiert werden?

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

MiaSrebrnjak — Wed, 02 Jun 2021 13:28:52 GMT

Hi Mark,

die Informationen über die durchgeführten 1-way Syncs werden nicht in den CRM-Eigenschaften gespeichert, deswegen ist es nicht nötig, Datenwerte zurückzusetzen.

Ich würde empfehlen, die Integration wieder zu deinstallieren (Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps > Mehr) und vor der erneuten Installation noch den Browser-Cache zu löschen - um sicherzugehen, dass HubSpot keine alten Daten aus dem Cache abruft.

Hoffentlich wird es danach klappen. Wenn die Kontakte trotzdem nicht nach Outlook übertragen werden, würde ich dich gerne bitten, Screenshots von deinen Integrationseinstellungen zu machen (Einstellungen > Integrationen > Verknüpfte Apps > Outlook > Optionen > Synchronisierungseinstellungen bearbeiten) und sie mir zusammen mit deiner mit HubSpot verknüpften E-Mail Adresse in einer Direktnachricht zu senden. Ich schaue mir das gerne mit unserem Expertenteam genauer an.

Danke,

Mia.

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

mbrocket — Wed, 16 Jun 2021 11:33:52 GMT

Hallo Mia,

konntest du schon etwas aufgrund der PN inkl. Screenshot mit den Experten herausfinden?

Im Voraus vielen Dank für deine Antwort!

Viele Grüße

Mark

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

MiaSrebrnjak — Wed, 16 Jun 2021 12:25:34 GMT

Hi @mbrocket,

danke für deine Nachricht. Momentan habe ich noch keine Updates; ich melde mich aber, sobald es Neuigkeiten gibt.

Viele Grüße

Mia

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

MiaSrebrnjak — Wed, 23 Jun 2021 09:59:38 GMT

Hi,

Wir haben mit unseren Data Sync Spezialisten einige Tests durchgeführt, um die Logik hinter den Datenlöschungen in Outlook 365 zu validieren - nachdem der Vorgänger des Data Syncs mehr Freiheit bei der Verwaltung von gelöschten Daten zugelassen hat, hat das neue Data Sync einen festverdrahteten Mechanismus, der die erneute Erstellung von Kontakten, die in einer App gelöscht wurden, nicht erlaubt.

Der Grund dahinter ist, dass Apps gelöschte Daten unterschiedlich parsen und das neue Data Sync im Moment noch nicht die Kapazität hat, die Vielzahl von unterschiedlichen Use Cases und Sync-Regeln abzudecken. In den nächsten Wochen und Monaten werden wir in Data Sync aber zahlreiche Verbesserungen, neue Funktionen und synchronisierbare Apps hinzufügen. Die Implementierung von umfangreicheren Regeln + Filtern ist definitiv auf dem Roadmap des Data Sync Teams.

Ich muss deswegen meine initiale Aussage korrigieren: es ist momentan leider nicht möglich, die Synchronisation von gelöschten Kontakten durch eine Neuinstallation von Data Sync zu initiieren.

Ich kann aber 2 Workarounds vorschlagen:

eine trigger-basierte Integration wie Zapier verwenden, die Daten nach einer prozeduralen Methode synchronisiert (procedural vs. declarative method (Data Sync), mehr Informationen dazu hier)
Kontakte in Outlook manuell via ein Import erstellen. Hier noch eine Anleitung für einen CSV Export von Kontaktdaten in HubSpot.

Hoffentlich hilft das weiter!

Danke

Mia

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

mbrocket — Sun, 22 Aug 2021 14:11:21 GMT

Hallo Mia,

danke für die Rückantwort!

Wir haben zuvor PieSync genutzt, was HubSpot ja übernommen und anscheinend integriert hat - hier hatte alles bestens funktioniert. Leider haben wir diesen Account bereits gelöscht, da wir angenommen haben, dass der Kontakt-Sync hier 1:1 funktionieren würde.

Für wann ist diese Funktionalität geplant? Unserer Meinung nach, ist die essientiell für eine vernünftige Kontakt-Synchronisation. Jeder Anwender eines Unternehmens wird sicherlich mal aus Versehen einen Kontakt aus seinem Outlook (gesynct mit Smartphone) löschen...

Den Workaround mit Zapier werden wir erstmal nicht nutzen, da wir keine zwei Sync-Tools verwenden möchten und dieser wieder mit Mehrkosten verbunden ist.

Daher werde ich erstmal die als "schon-synchronisierten-markierten" Kontakte von HubSpot exportieren und dann in Outlook importieren.

Gibt es hierzu einen öffentlichen Roadmap-Eintrag?

Vielen Dank und Grüße

Mark

Betreff: Kontakte-Sync von Outlook 365

MiaSrebrnjak — Mon, 23 Aug 2021 09:29:24 GMT

Hi @mbrocket,

danke für deinen Kommentar. Ich hoffe, dass der Umweg über den CSV-Import nicht zu umständlich ist.

Für diese spezifische Funktion gibt es noch keinen Roadmap-Eintrag, da das Data Sync Team in der ersten Hälfte des Jahres hauptsächlich daran gearbeitet hat, weitere Integrationen im Rahmen des Data Syncs anbiteten zu können. An dem s.g. "Deeper Data Sync", das weitere Filter- und Segmentierungsoptionen anbieten wird, wird aber schon gearbeitet:

Ich empfehle, die Produkt-Updates in eurem HubSpot Account regelmäßig zu überprüfen, wo auch die neuesten Änderungen und Verbesserungen zu Operations Hub & Data Sync veröffentlicht werden:

Danke!

Viele Grüße

Mia, Community Team