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AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

RomyFuchs1 — Tue, 20 Oct 2020 06:40:58 GMT

Mein Name ist Romy Fuchs und ich arbeite als Head of Marketing für die BEE Inbound AG seit 2018. Bereits seit 2014 durfte ich meine Marketing-Tätigkeiten in HubSpot umsetzen und habe dadurch das ein oder andere gelernt, was ich gerne weitergeben möchte.

Das heutige AMA ("Ask Me Anything") Thema ist:

Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

Welches Thema wird in der HubSpot Community immer wieder angefragt?
Alles rund um die DSGVO-Einstellungen. Nichts verunsichert User so sehr, gibt es doch unterschiedliche Möglichkeiten wie man diese einrichtet. Daher werde ich an dieser Stelle die wichtigsten Grundlagen und Pro-Tipps der vergangenen Anfragen zusammenfassen.

WICHTIG: Dies ist KEINE rechtliche Beratung und die Verwendung von HubSpot bedeutet nicht, dass du DSGVO-konform bist! Daher solltest du IMMER mit deiner eigenen Rechtsabteilung Rücksprache halten, und klären, was genau dein Unternehmen beachten soll und dies im Anschluss in deiner HubSpot-Instanz umsetzen!

Table of Content

01:42 DSGVO-Einstellungen aktivieren
03:55 Rechtliche Grundlage
15:00 Double Opt-In
25:54 Cookies
27:48 Recht auf Vergessen
28:54 Sonstiges

Im Video genannte Links:

DSGVO-Einstellungen aktivieren

DSGVO-Texte in Formulare und Pop-Ups einbetten

Rechtliche Grundlage

Quick Tutorial “Grundlagen der Kommunikations-Abos”
Anleitung zur Erstellung der Neuanmeldungs-E-Mail

Double Opt-In

Kein DOI vorhanden? Permission-Pass-Kampagne
Quick Tutorial: Wissenswertes über Double-Opt-In und Kommunikations-Abos
Nice to know: Neuerungen beim selbstgebauten Double Optin
Double-Opt-in E-Mail manuell triggern
Multilinguale DOI-Mail ist in Planung
Die Eigenschaft, in der die DOI-Information gespeichert wird, heißt "Bestätigungsstatus für Marketing-Email"

Externe Cookie-Anbieter: OneTrust oder Cookiebot
Interessante Diskussion in der Community: HubSpot Cookie-Banner vs. andere Cookie-Banner / Third-Party-Cookies
Von HubSpot im Browser der Besucher gesetzte Cookies
Tracking Code API Overview
So baut man den Opt Out Code ein

Recht auf Vergessen
Sonstiges

Datenschutzerklärung mit e-Recht24
Auftrag zur Datenverarbeitung durch HubSpot
Privacy Shield Abkommen

Dankeschön

Mit Dankeschön geht an alle Community-Nutzer, die bereits in der Vergangenheit viele nützliche Tipps rund um DSGVO gegeben haben, insbesondere @Anonymous und @JessicaH .

Nun bist du dran

Welche Fragen hast du zu den DSGVO-Einstellungen? Welche Bereiche habe ich u.U. völlig vergessen? Welche Erfahrungen hast du mit den DSGVO-Einstellungen gemacht? Gibt es Bereiche, die man dringend diskutieren sollte?

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

JessicaH — Tue, 20 Oct 2020 10:01:14 GMT

Vielen Dank Romy!

@atre @adiehl @ChrisGe @dschum @kargut @AlpenPionier @KiraH @Marc_Blue @ToniF @Brauny @MaBi @cl77 @Martinaaa @MendeConsulting @MarcelFü @cdhq_cpander @rwolupo @SGRO7 @LisaMatthei @LauraExpoCloud,

ich wollte euch über die neue "Ask-Me-Anything"-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen zu den DSGVO-Einstellungen? Steht ihr vor irgendwelchen Herausforderungen?

Habt ihr irgendwelche weiteren Top Tipps oder Erfahrungen?

Es würde mich sehr freuen von euch zu hören!

Liebe Grüße!

Jessica

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

rwolupo — Tue, 20 Oct 2020 10:34:53 GMT

Hi, danke für die vielen Infos.

Ich muss sagen, dass ich hier sehr schade finde, dass HubSpot keinen eigenen Cookie Consent Manager anbietet - der nach EU-Recht einfach erforderlich ist, oder?

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

rwolupo — Tue, 20 Oct 2020 10:39:43 GMT

Und noch was. Es gibt ja durchaus legitime Ansichten, dass die von HubSpot nach dem gekippten Privacy Shield angewendeten Standardvertragsklauseln nicht ausreichen. Wie siehst du das?

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

RomyFuchs1 — Tue, 20 Oct 2020 10:49:14 GMT

Hi @rwolupo ,

natürlich ist es schade, dass es den Cookie Consent Manager derzeit nicht gibt, aber ich bin mir sicher, dass daran bereits gearbeitet wird. Hin und wieder muss man sich eben mit vorübergehenden Workarounds zufrieden geben. Die externen Lösungen überbrücken die Zeit.
LG

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

RomyFuchs1 — Tue, 20 Oct 2020 10:50:48 GMT

Nochmal hallo,
da ich weder Rechtsanwalt noch Mitarbeiter in der Legal-Abteilung von HubSpot bin, kann und möchte ich mich dazu nicht äußern. Vielleicht weiß @JessicaH bereits mehr dazu. LG

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

KiraH — Tue, 20 Oct 2020 12:59:56 GMT

Hallo Romy!

Vielen Dank für das ausführliche Video!

Hast du irgendwelche Tipps dazu wie man sicherstellen kann, dass sowohl Abo als auch DOI bei einem Kontakt vorliegen?

Wie hatten es in der Vergangenheit häufig, dass eins gefehlt hat und es dann zu Fehlermeldungen beim Versand von Emails gekommen ist. Wie finde ich die Kontakte und wie kann ich mit der Permission Pass Kampagne das eine oder andere einholen?

Liebe Grüße!

Kira

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

JessicaH — Tue, 20 Oct 2020 13:47:44 GMT

Hallo ihr beiden,
ich kann diesbezüglich diese Seite empfehlen: https://www.hubspot.com/data-privacy/privacy-shield

Liebe Grüße!

Jessica

Re: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

GiulianoFuchs — Wed, 21 Oct 2020 07:14:37 GMT

Hi Romy,

sehr gut gemachtes und informatives Video. Vielen Dank für die einblicke!

@rwolupo Cookie Constent ist ein sehr komplexes Thema, ich bin auch nicht ganz davon überzeugt das es sinnvoll ist das komplett in HubSpot abzubilden. Es gibt einfach zu viele unterschiedliche Tools die am Markt im einsatz sind, ich bezweifle das man alle an HubSpot anschliessen können sollte/muss.
Meiner Meinung nach gehört das Cookie Constent in einen gut aufgebauten Tag Manager, hier könnte ich mir jedoch eine Integration von HubSpot vortsellen.
Wir arbeiten aktuell mit OneTrust, wobei ich auch UserCentrics empfehlen kann.

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

RomyFuchs1 — Wed, 21 Oct 2020 11:01:57 GMT

Hi Kira,
wirklich sicherstellen kannst du es nicht, dass immer beides vorliegt, da es vom Kontakt individuell abhängig ist.
Du kannst aber folgendes zusätzlich machen:

1) Du nutzt Smart Content auf deinen Landing Pages. Dazu brauchst du eine Liste (am besten Smart), die alle Kontakte enthält, die bereits das DOI bei dir bestätigt haben.

Wenn du in deiner Landing Page auf das Formular klickst, geht links eine Seitenleiste auf. Da kannst du dann smarten Content anlegen. Standard bleibt für neue Kontakte und die 2. Version ist dann für bestätigte Kontakte. Das Formular und die Follow-Up-Mail mit dem Content ist bei beiden gleich. Lediglich die Weiterleitung auf eine Thank You Page unterscheidet sich. Bestätigte Kontakte werden direkt auf die Seite mit dem Download geschickt, neue Kontakte auf eine Reminder-Seite, dass sie ihr DOI bestätigen sollen - eine Mail, die sich u.U. im Spam-Filter befindet und einem Hinweis darauf, dass sie den Content per Mail erhalten (das ist rechtlich vollkommen legitim, da genau dieser Content vom Kontakt mit dem Ausfüllen des Formulars angefordert wurde).

2) Du kannst auch genau diese Reminder-Seite nutzen, um darüber zu informieren, dass du nur dann die Mail mit dem Content versenden darfst, wenn der Kontakt seine Einwilligung im Formular gegeben hat. Hat er das nicht, muss er ggf. das Formular nochmals ausfüllen. Macht dir da aber keine Sorgen, die meisten wissen inzwischen wie der Hase läuft und machen das dann auch.

3) Deine Kontakte findest du immer am einfachsten über smarte Listen. Statt "Bestätigte Kontakte" kannst du dir auch die herausfiltern lassen, die eben noch kein DOI haben (such nach der Eigenschaft "Bestätigungsstatus für Marketing Email" - im Bild ist eine alte Eigenschaft enthalten).

Mit dem Abo geht das entsprechend auch. Du musst dann nur angeben, welches Abo der Kontakt haben soll.

4) Wie du eine Permission Pass Kampagne durchführen kannst, kannst du hier nachlesen: https://knowledge.hubspot.com/de/email/how-can-i-run-a-permission-pass-campaign-in-hubspot

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

MaLi22 — Wed, 21 Oct 2020 10:33:53 GMT

Hallo Romy!

Super Video!!

Sind die Funktionen zwingend zu nutzen, wenn man die Einstellung aktiviert hat oder können wir diese auch ausschalten, wie beispielsweise das Banner, sodass sich für uns nichts ändert? Wir benötigen eigentlich nur die DSGVO-konforme Löschung, ist das dann möglich? Kann einem Kontakt weiterhin auch nach der Aktivierung über einen Workflow automatisierte Mails gesendet werden?

Viele Grüße!

Marie

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

RomyFuchs1 — Wed, 21 Oct 2020 11:00:05 GMT

Hallo Marie,
ich denke, dass sollte bei allen Bereichen möglich sein.

Gehen wir es mal durch:
1) Du setzt nicht den Haken bei "Marketing-E-Mails nur an Kontakte mit einer rechtlichen Grundlage zur Kontaktaufnahme senden..." -> damit kannst du weiterhin an alle Kontakte Mails versenden, auch aus Workflows heraus.
2) Du musst den Cookie Banner nicht aktivieren bzw. kannst du ihn auch einfach wieder ausschalten (findest du in den Einstellungen -> Cookies).

3) Du musst auch nicht das DOI aktivieren bzw. kannst du es auch einfach wieder ausschalten (findest du in den Einstellungen -> Marketing -> E-Mail -> Abonnements).

4) Der Abmeldelink wird immer unter den E-Mails erscheinen, es sei denn, du löscht ihn aktiv aus deinem E-Mail-Footer heraus.

5) Die DSGVO-Texte erscheinen in den Formularen, Pop-Up-Formularen, Chats und Bots nur dann, wenn du sie aktiv einfügst.

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

JessicaH — Wed, 21 Oct 2020 14:15:00 GMT

Hi @Sunnyday @rinkjuliane @ManuelC @SLK @niels_linbit @CSE @HOBODI @Dirk2 @PSMErik @evelyne_nguyen @numeractive @berrybeersen @FinanzSoldat @joergschaeffer @Timothy44 @AP_LR @mathias_hettich @jonnieklausch @Dennis-DWFB, ich wollte euch über diese "Ask-Me-Anything"-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen zu den DSGVO-Einstellungen? Steht ihr vor irgendwelchen Herausforderungen?

Habt ihr irgendwelche weiteren Top Tipps oder Erfahrungen, die ihr mit der Community teilen möchtet?

Liebe Grüße!

Jessica

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

joergschaeffer — Wed, 21 Oct 2020 14:19:39 GMT

Hallo @JessicaH und liebe deutsche Mit-HubSpot-User,

wir bei CoreMedia sind gerade dabei, unseren Blog und unsere Landing Pages nach HubSpot umzuziehen, dabei verwenden wir CookieBot als Cookie-Consent-Lösung.

Ich habe im Developer Forum gepostet, wie wir die Integration hinbekommen haben - vielleicht auch für andere von Euch hier interessant, vielleicht hat auch jemand anderer von Euch eine bessere (sauberere) Lösung für das Problem gefunden:
https://community.hubspot.com/t5/CMS-Development/Modify-standard-footer-template-to-avoid-automatic-Ad-Pixels/m-p/379140

Liebe Grüße

Jörg

Re: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

joergschaeffer — Wed, 21 Oct 2020 14:22:39 GMT

Hallo @GiulianoFuchs,

wie integriert ihr OneTrust so, dass ihr auch das Laden der HubSpot eigenen Tracking Scripts via OneTrust kontrollieren könnt?
Wir verwenden Cookiebot und es war nicht so einfach das automatische Laden vom HubSpot Tracking (plus Nachladen aller Adpixel) zu unterbinden - siehe weiter unten.

Jörg

Re: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

GiulianoFuchs — Thu, 22 Oct 2020 07:40:35 GMT

Hi @joergschaeffer

Wir steuern das alles über den Tag Manager, bedeutet wir haben alle HubSpot funktionen und Ad-Ins hinsichtlich Tracking die nicht zwingend erfoderlich sind, deaktiviert.

Im Tag manager sieht das dann so aus, für die einzelnen Funktionen.

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

Timothy44 — Thu, 22 Oct 2020 09:23:02 GMT

Hallo Romy!

Vielen Dank für dein Video!

Hast du Tipps zur Verwaltung der Abos?

Wir haben beispielsweise zwei verschiedene Marketing Abos, was manchmal zu Problemen führt, sodass falsche Abos hinterlegt sind und der Kontakt letztendlich nicht die passende Email erhalten kann.

Gibt es eine Möglichkeit zu sehen welcher Content (Form, Email, Workflow) mit welchem Abo assoziiert ist oder hast du andere Tipps?

Lieben Gruß!

Timo

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

RomyFuchs1 — Thu, 22 Oct 2020 09:52:20 GMT

Hallo Timo,
das mit den verschiedenen Abos bereitet uns auch immer wieder Kopfzerbrechen. Grundsätzlich empfehle ich nicht zu viele verschiedene Abos zu erstellen. Automatisch erhältst du in HS pro Blog ein eigenes Abo sowie ein allgemeines Marketing-, Sales- und Service-Abo. Ein Newsletter-Abo macht sicher auch noch Sinn. Darüber hinaus kommen weitere Abos hinzu, wenn du mehrere Sprachen verwendest. Best Practices gibt es da sicher nicht, weil es doch sehr individuell ist.

Aktiv kenne ich jetzt keinen Filter nach dem du deinen Content aufgrund der Abos filtern kannst. Vielleicht @JessicaH ?
Ich befürchte, da musst du manuell drüber gehen und diese konsequent anpassen bzw. im Vorfeld die Definition der Abos klar regeln und kommunizieren, wenn mehrere Personen damit arbeiten. Wichtig ist, dass Formulare und Follow-Up-Mails IMMER das selbe Abo haben. Wenn du danach einen Workflow angebunden hast, sollte dieser ebenfalls dieses Abo verwenden.

Bei den Kontakten selbst kannst du über Listen filtern, wer welches Abo hat. Einfach eine aktive Liste erstellen und da nach E-Mail-Abonnement filtern. Diese Listen kannst du dann auch für dein E-Mail-Marketing nutzen und solltest dann keine Probleme beim Versand bekommen.

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

JessicaH — Thu, 22 Oct 2020 10:15:28 GMT

Hallo ihr beiden,

derzeit gibt es noch keine Möglichkeit Content anhand des Abos zu filtern, aber ich finde das ist eine gute Idee. Vielleicht möchtest du sie ja zum Ideenforum hinzufügen @Natze1?

Ansonsten müsstet ihr wie Romy bereits erklärt hat sicherstellen, dass ihr die Nutzung der Abos klar definiert und kommuniziert. Dieser Beitrag von @karstenkoehler ist dazu vielleicht auch hilfreich:

Betreff: AMA: Grundlagen und Pro-Tipps der DSGVO-Einstellungen

JessicaH — Thu, 22 Oct 2020 10:20:09 GMT

Hallo @MaRio10 @MatWeb @5Matthias @Michael88 @olmy90 @pwohlkoenig @LukasB1 @Patrick_R @swiss-oliver @Juliane @mbredl @Becks @brandREACH @Carsten @MvanLaar_Phocus @NeWo @Marlene @SaschaAlbrink @made2GROW_GmbH @Simio, ich wollte euch über diese "Ask-Me-Anything"-Fragerunde informieren.

Habt ihr Fragen zu den DSGVO-Einstellungen? Steht ihr vor irgendwelchen Herausforderungen?

Habt ihr irgendwelche weiteren Top Tipps oder Erfahrungen, die ihr mit der Community teilen möchtet?

Liebe Grüße!

Jessica